6.2.1. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в одну обложку.
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
6.2.2. Дела формируются в администрации города децентрализованно, то есть в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.
6.2.3. Исполненные документы должны в 10-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, лицам, ответственным за ведение делопроизводства в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, для формирования их в дела в соответствии с номенклатурой дел.
6.2.4. Контроль за правильным формированием дел осуществляется Управлением ДОУ, методическую помощь в вопросах формирования дел оказывает МКУ "Архив города Нижнего Новгорода".
6.2.5. При формировании дел в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода необходимо соблюдать следующие правила:
помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
факсограммы, телеграммы, телефонограммы помещаются в дела с перепиской;
не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных документов);
по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 2,5 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 5 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением обозначений: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
6.2.6. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.