В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия:
автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ;
бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа;
вид документа - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения;
дело - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода;
документирование - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке;
делопроизводство, документационное обеспечение управления - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода;
документ - официальный документ, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот администрации города Нижнего Новгорода;
документооборот - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки;
заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу;
копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы;
номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода, с указанием сроков их хранения;
обращение гражданина - направленные в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в администрацию города Нижнего Новгорода;
оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования;