5.5.1. Копия документа - это документ, воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их. Отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода вправе выдавать копии только тех документов, подлинники которых у них находятся на ответственном хранении. Заверенные копии выдаются с письменного разрешения руководителя отраслевого (функционального) или территориального органа администрации города Нижнего Новгорода.
Заверенная копия - это копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.
5.5.2. Отраслевые (функциональные) или территориальные органы администрации города Нижнего Новгорода выдают по заявлениям юридических и физических лиц копии документов, исходящих от этих органов, если такие копии необходимы для решения вопросов, касающихся прав и законных интересов обратившихся к ним юридических и физических лиц.
5.5.3. Копия, снятая с документа, должна воспроизводить все его реквизиты (за исключением виз). Ее следует оформлять на бланке или стандартном листе бумаги с воспроизведением полного текста подлинника. Дата, регистрационный номер, место составления (издания), указанные в копии, должны соответствовать подлиннику независимо от того, где, когда и кем готовилась копия.
Особенностью копии является то, что она не содержит личную подпись лица, подписавшего подлинник (наименование его должности и расшифровка подписи при этом воспроизводятся полностью).
Если документы были исполнены на бланках, при изготовлении копий воспроизводятся реквизиты бланков.
5.5.4. Копии документов изготавливаются с помощью средств копировально-множительной или компьютерной техники. В правом верхнем углу первого листа делается отметка "Копия".
Запрещено изготавливать копии с документов, имеющих неясный текст, подчистки, приписки и иные неоговоренные исправления.
В случаях изготовления копии с архивного документа, имеющего исправления, подчистки, вызывающие сомнения в их достоверности, или неразборчивый текст, отдельные слова и выражения оговариваются словами: "Так в документе" или "В тексте неразборчиво".
5.5.5. При заверении соответствия копии документа подлиннику на обороте последнего листа документа проставляют заверительный штамп или заверительную надпись в соответствии с пунктом 3.3.2.15 "Отметка о заверении копии документа" настоящей Инструкции.
5.5.6. Если копия документа изготовлена на двух и более листах, заверение копии оформляется следующим образом:
листы копии сшиваются на 3 прокола;
на последнем листе копии место скрепления ниток заклеивается ярлыком с надписью: "Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ____ листов (указывается прописью количество листов); должность и подпись"; на ярлыке расписывается сотрудник, изготовивший копию документа;
печать проставляется, захватывая часть последнего листа копии;