Поступившие документы учитываются и распределяются на подлежащие и не подлежащие регистрации (приложение N 5).
5.3.1. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
5.3.2. Документы регистрируются один раз:
поступающие до 12.00 в день поступления, поступающие после 12.00 - на следующий рабочий день;
создаваемые - в день подписания или утверждения или на следующий рабочий день датой дня регистрации.
Проектам исходящих писем в СЭД присваивается временный номер, не являющийся регистрационным номером документа.
5.3.3. Регистрация документов в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется в СЭД. На каждый документ в СЭД заводится регистрационная карточка. Регистрация документов производится в соответствии с Регламентом СЭД.
В случае если документы поступают через СЭД из отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода, органов исполнительной власти Нижегородской области, повторная регистрация документа не требуется.
В том случае, если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, в его регистрационной карточке в СЭД осуществляется связка с ними.
5.3.4. После заполнения регистрационной карты входящего документа и присвоения ему регистрационного номера документ сканируется.
Электронная копия документа присоединяется к его регистрационной карточке.
Документы, не подлежащие сканированию, указаны в Регламенте СЭД.
5.3.5. Управлением ДОУ осуществляется регистрация следующих документов: