1.1. Инструкция по делопроизводству в администрации города Нижнего Новгорода (далее - Инструкция) разработана в целях установления единых требований к подготовке, обработке, хранению и использованию образующихся в деятельности администрации города Нижнего Новгорода документов, совершенствования документационного обеспечения делопроизводства и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов, технологий работы с ними.
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы в отраслевых (функциональных) органах и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода.
1.2. Инструкция разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, законодательством Нижегородской области, требованиями ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, органах местного самоуправления, утвержденными приказом Росархива от 24 декабря 2020 года N 199.
1.3. Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, в том числе с электронными документами, документами на бумажном носителе, включая их подготовку, обработку, хранение и использование, осуществляемые с помощью информационных технологий. Системы электронного документооборота (системы автоматизированной обработки документов), применяемые в администрации города Нижнего Новгорода, должны обеспечивать выполнение требований Инструкции.
Положения Инструкции не распространяются на организацию работы с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну.
Особенности работы с документами, содержащими конфиденциальную информацию (служебную и иную тайну, персональные данные), регулируются специальными актами (инструкциями, положениями, правилами).
1.4. Организация делопроизводства в администрации города Нижнего Новгорода осуществляется в соответствии с настоящей Инструкцией, Регламентом электронного документооборота с использованием электронной подписи, утвержденным распоряжением администрации города Нижнего Новгорода от 09.08.2018 N 735-р (далее - Регламент СЭД), с использованием автоматизированной системы электронного документооборота (далее - СЭД).
1.5. Методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами администрации города Нижнего Новгорода осуществляется управлением организационного, документационного обеспечения деятельности главы города и администрации города (далее - Управление ДОУ).
1.6. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отраслевых (функциональных) или территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода возлагается на руководителей отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода.
Руководители отраслевых (функциональных) или территориальных органов администрации города Нижнего Новгорода назначают сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства (далее - ответственные за делопроизводство). Примерный перечень функций, выполняемых сотрудниками, ответственными за делопроизводство, приведен в приложении N 1 к настоящей инструкции.
1.7. Сотрудники отраслевых (функциональных) и территориальных органах администрации города Нижнего Новгорода несут дисциплинарную и иную, установленную законодательством Российской Федерации, ответственность за несоблюдение требований настоящей Инструкции, сохранность находящихся на исполнении или хранении документов.
1.8. О случае утраты документов ответственный за делопроизводство обязан немедленно доложить руководителю.
Информация, содержащаяся в документах администрации города Нижнего Новгорода, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.
1.9. При временном отсутствии (отпуск, болезнь, командировка и др.), увольнении или переходе на работу в другое подразделение муниципальный служащий обязан передать по акту, оформленному в произвольной форме, находящиеся у него служебные документы своему непосредственному руководителю или другому сотруднику, определенному руководителем.