7.1. Документы Правительства области являются собственностью Ярославской области и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном уполномоченным федеральным органом исполнительной власти, подлежат обязательной передаче на постоянное хранение в Государственный архив области как являющиеся частью Архивного фонда Российской Федерации.
До передачи в Государственный архив области документы постоянного хранения находятся в архиве в течение 10 лет после завершения делопроизводства по ним. Документы по личному составу хранятся в архиве 50/75 лет (созданные до 2003 года - 75 лет, после - 50 лет).
7.2. В своей деятельности архив руководствуется законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми и методическими документами уполномоченного федерального органа исполнительной власти в сфере архивного дела, официальными распорядительными документами Губернатора области и Правительства области.
7.3. В архиве хранятся документы Правительства области, структурных подразделений, организаций-предшественников.
7.4. В архив передаются дела постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и дела по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
Дела с исполненными документами постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурных подразделениях.
7.5. Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче в архив, как правило, не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.6. Передача дел в архив осуществляется по графику, составленному отделом служебной корреспонденции и утвержденному начальником организационно-контрольного управления.
Прием каждого дела производится сотрудником организационно-контрольного управления, ответственным за архив, в присутствии сотрудника структурного подразделения, ответственного за делопроизводство. При этом на обоих экземплярах описи напротив каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи уполномоченного сотрудника отдела служебной корреспонденции и лица, передавшего дела.
Все выявленные при приеме недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить в двухнедельный срок.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.
Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, архив оформляет выдачу дел во временное пользование.
7.7. Выдача дел, находящихся на хранении в архиве, во временное пользование сотрудникам Правительства области производится в установленном Инструкцией порядке.
Дела с подлинными указами, распоряжениями, постановлениями из архива не выдаются.