5.1. Служебные письма.
5.1.1. Служебные письма оформляются на бланках, изготовленных в соответствии с требованиями, указанными в подразделе 1 настоящего раздела Инструкции, и должны иметь следующие реквизиты: дата, номер, адресат, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложения (при необходимости), подпись, отметку об исполнителе.
Регистрация (присвоение даты и номера) служебных писем, относящихся к переписке внутри Правительства области, после их подписания должностными лицами Правительства области и руководителями структурных подразделений производится сотрудниками соответствующих приемных должностных лиц Правительства области и структурных подразделений, ответственными за делопроизводство.
Регистрация служебных писем за подписью Губернатора области, иной исходящей служебной корреспонденции за подписью должностных лиц Правительства области и руководителей структурных подразделений после их подписания производится сотрудниками отдела служебной корреспонденции организационно-контрольного управления (далее - отдел служебной корреспонденции).
5.1.2. Письма, отправляемые из Правительства области, делятся на две группы - инициативные и ответные. Инициативные письма - это письма, как правило, требующие ответа. Большая часть этих писем выражает просьбу (предложение, запрос) к адресату в решении каких-либо вопросов.
Содержание ответных писем носит характер, зависимый от инициативных писем. Ответ всегда должен быть изложен в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, он должен быть убедительно аргументирован. При подготовке ответного письма составитель указывает дату и номер инициативного документа, на который он отвечает. Этот реквизит переносится в бланк из инициативного письма при оформлении либо регистрации письма.
По характеру информации письма подразделяются на:
- сопроводительные;
- информационные;
- гарантийные;
- письма-подтверждения;
- письма-напоминания;
- письма-приглашения;
- письма-извещения;