4.1. Основанием для начала рассмотрения обращения является поступление обращения в министерство.
4.2. Все поступившие в министерство обращения, в том числе анонимные и полученные в ходе приема граждан, регистрируются в ЕСЭД.
4.3. Прием обращений непосредственно от граждан производится сотрудником министерства, осуществляющим прием служебной корреспонденции. По просьбе обратившегося гражданина ему сообщается телефон для получения справочной информации по обращениям.
4.4. На обращении проставляется штамп министерства с указанием даты регистрации обращения.
4.5. Если обращение подписано двумя и более заявителями, регистрируются данные о первых двух заявителях, в том числе данные заявителя, в адрес которого необходимо направить ответ. Общее количество заявителей указывается в аннотации письма. Такое обращение считается коллективным. Коллективными являются также обращения, поступившие от имени коллектива организации, а также резолюции собраний и митингов.
4.6. Сотрудник министерства, ответственный за прием документов, осуществляет обработку обращений:
- отмечает тип доставки, указывает адрес отправителя письма, если оно было переадресовано, проставляет дату и исходящий номер сопроводительного письма;
- проверяет правильность адресования корреспонденции и целостность упаковки, возвращает на почту невскрытыми ошибочно поступившие (не по адресу) письма;
- вскрывает конверты, проверяет наличие в них документов (разорванные документы подклеиваются), к тексту письма прикладывает конверт;
- прикладывает к письму поступившие документы;
- в случае отсутствия текста письма в комплекте документов составляет справку следующего содержания: "Письма в адрес министерства нет" - с датой и личной подписью, которую прилагает к поступившим в министерство документам;
- составляет в двух экземплярах акт на письма, поступившие с ценными бумагами, деньгами, на заказные письма с уведомлением, в которых при вскрытии не обнаружилось письменного вложения, а также в случаях, когда в конвертах обнаруживается недостача документов, упомянутых авторами в описях на ценные письма. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. При получении письма с ценными бумагами в адрес заявителя направляется заказное письмо с предложением явиться в министерство за ценными бумагами либо ценные бумаги направляются заявителю ценным письмом. Почтовые расходы относятся на счет заявителя. Указанные акты хранятся в отделе по юридическим и кадровым вопросам, социально-трудовым отношениям и охране труда министерства и приобщаются к такому обращению. В случае если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и указанным адресатом, этот конверт используется для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю;
- прочитывает обращение, определяет тематику и тип, выявляет поставленные заявителем вопросы;
- проверяет обращение на неоднократность, при необходимости сверяет с находящейся в архиве предыдущей перепиской. Неоднократным считается обращение, поступившее в министерство от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, на который ему неоднократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми в министерство обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, а также если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не удовлетворен полученным ответом;