5. Оформление и хранение дел по обращениям

5.1. Итоговое оформление дела по рассмотрению обращения осуществляет сотрудник министерства, ответственный за работу со служебной корреспонденцией. Он формирует дело по рассмотрению обращения, в которое сначала подшивается оригинал обращения, затем все материалы, отражающие процесс рассмотрения обращения в хронологической последовательности, в том числе ответ на обращение.

5.2. Сотрудник министерства, ответственный за работу со служебной корреспонденцией, проверяет материалы дела по рассмотрению обращения, вносит в ЕСЭД информацию о результатах его рассмотрения, завершает оформление дела по рассмотрению обращения и помещает его на хранение. Дела по обращениям формируются в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства.

5.3. Хранение дел по рассмотрению обращений обеспечивается отделом по юридическим и кадровым вопросам, социально-трудовым отношениям и охране труда министерства в архиве министерства в течение 5 лет.

5.4. По истечении сроков хранения в архиве министерства дела по обращениям в соответствии с заключением экспертной комиссии министерства либо уничтожаются, либо передаются на хранение в государственное казенное учреждение Ярославской области "Государственный архив Ярославской области".