3.1. Ведение реестра осуществляется путем внесения в него сведений об объектах учета, об областных организациях и органах, а также сведений об организациях с долей областной собственности, обновления и исключения указанных сведений и исключения сведений об объектах учета из реестра при изменении формы собственности и других вещных прав на объекты учета, а также в результате списания объектов учета. Сведения, исключаемые из реестра на электронном носителе, сохраняются в специальном разделе реестра - архиве.
3.2. Документы, содержащие сведения об областном имуществе, формируются в реестровые дела по признакам принадлежности областного имущества областным организациям и органам, а также организациям с долей областной собственности или отнесения областного имущества к областному имуществу, составляющему государственную казну Смоленской области.
Реестровое дело открывается на бумажном и электронном носителях в срок, установленный для проведения экспертизы представленных документов и внесения в реестр сведений, указанных в разделе 2 настоящего Положения. Каждому реестровому делу присваивается реестровый номер.
Реестровое дело имеет наименование. Если реестровое дело на бумажном носителе состоит из нескольких томов, то на корешке реестрового дела после общего наименования указывается номер тома.
Сведения об объектах учета и копии документов, подтверждающих такие сведения, поступившие на бумажном носителе, размещаются уполномоченным органом в системе.
3.3. Хронологическими границами реестрового дела являются даты самого раннего документа о создании областного государственного предприятия, областного государственного казенного предприятия, областного государственного бюджетного учреждения, областного государственного казенного учреждения, областного государственного автономного учреждения, государственного органа Смоленской области и самого позднего документа об их ликвидации.
Реестровое дело хозяйственного общества или товарищества из числа организаций с долей областной собственности ведется со дня возникновения права государственной собственности Смоленской области на акции (вклады, доли) соответствующего юридического лица до дня прекращения указанного права.
Реестровое дело казны Смоленской области ведется со дня, определяющего отнесение областного имущества к казне Смоленской области, до дня прекращения отнесения областного имущества к казне Смоленской области.
Реестровые дела на бумажном носителе хранятся в реестре до передачи дел в государственный архив на постоянное хранение.
3.4. Включение в реестр сведений об областном имуществе, являющемся недвижимым имуществом, внесение изменений в сведения о таком имуществе (наименование, назначение, кадастровый номер, адрес местонахождения, площадь (протяженность, объем), а также исключение из реестра сведений о таком имуществе осуществляются на основании приказа руководителя уполномоченного органа.
3.5. Включение в реестр сведений и исключение из реестра сведений об областных организациях и органах, а также об организациях с долей областной собственности осуществляются на основании приказа руководителя уполномоченного органа.
3.6. Документом, подтверждающим факт внесения сведений об имуществе, находящемся в государственной собственности Смоленской области, в реестр, является выписка из реестра, форма которой утверждается приказом руководителя уполномоченного органа и размещается на официальном сайте уполномоченного органа в течение 10 календарных дней со дня утверждения настоящего Положения.