Завершенные дела постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования и передаются в архив ОИВ не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.
Документы по личному составу, имеющие сроки хранения 50/75 лет, передаются в архив ОИВ не ранее чем через год и не позднее чем через 3 года после года, в котором они были закончены делопроизводством, а для документов по личному составу государственных гражданских служащих, уволенных с государственной гражданской службы, - через 10 лет со дня увольнения.
Дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях ОИВ и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
В исключительных случаях по решению руководителя ОИВ дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаются в архив ОИВ по номенклатуре дел.
Документы поступают в архив ОИВ после проведения экспертизы ценности. Передача производится только по описям дел структурных подразделений.
Передача дел в архив ОИВ осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем службы делопроизводства.
В период подготовки структурным подразделением дел на бумажном носителе к передаче в архив ОИВ сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить до передачи на хранение в архив ОИВ.
Дела и описи на сдаваемые документы доставляются в архив ОИВ делопроизводителями структурных подразделений с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив несет структурное подразделение, передающее документы).
Прием дел производится работником архива ОИВ в присутствии делопроизводителя структурного подразделения с проставлением в двух экземплярах описей дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи работника архива ОИВ и лица, передавшего дела). После передачи дел в графе "Примечание" номенклатуры дел проставляется отметка "Передано в архив, опись от ... N ...".
СХЭД должна выполнять функцию по систематизации данных об электронных архивных документах в соответствии со схемой систематизации электронных документов, которая включает следующие уровни описания: фонд, опись, раздел (подраздел) описи (электронное дело в соответствии с номенклатурой дел), ЭД.
Электронный архивный документ, передаваемый на архивное хранение, состоит из следующих структурных элементов:
файл основной части ЭД (в формате PDF/A);
файлы приложений к ЭД в форматах, предназначенных для текстовых, табличных, графических и структурированных данных, аудиовизуальных документов (при наличии);
файлы электронных подписей (при наличии);