Проекты писем зарубежным адресатам оформляются на соответствующих бланках с учетом общих требований к оформлению проектов служебных писем.
Переписка с зарубежными странами, представительствами, посольствами, международными организациями и частными лицами иностранных государств ведется за подписью Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области на бланке установленной формы. Переписка Губернатора Самарской области, первого вице-губернатора - председателя Правительства Самарской области с зарубежными адресатами осуществляется в соответствии с нормами и правилами государственной протокольной практики и прецедентами.
Проект письма зарубежным корреспондентам печатается на русском языке с приложением текста неофициального перевода на иностранном языке. На тексте перевода справа в верхнем углу документа указывается "Неофициальный перевод".
Подготовленный проект письма зарубежному адресату обязательно визируется в департаменте внешних связей Администрации Губернатора Самарской области.
Оформление служебных (деловых) писем производится с учетом следующих требований.
Адрес отправителя, в случае если он не является составной частью бланка, должен быть напечатан в правом верхнем углу письма, выровнен по левому краю.
Адресат включает инициал имени (имя) и фамилию адресата, его должность, наименование организации (фирмы), номер дома, название улицы, название населенного пункта, графства (штата), почтовый код (индекс) или номер почтового маршрута и название страны. Составные части реквизита излагаются в последовательности, соответствующей традициям страны назначения.
Адресат располагается в правом верхнем углу первого листа письма. В соответствии с международными стандартами составные части реквизита выравниваются по левой его границе. Количество строк адресата должно быть не более шести, а количество знаков в строке - не более 30. Если в строке более 30 знаков, то реквизит можно оформить шрифтом меньшего размера. Реквизит "Адресат" должен быть написан компактно, без разрядки и подчеркиваний. Рекомендуется писать прописными буквами название местности (город, регион, провинция, штат, графство, кантон и т.д.), учреждения, осуществляющего доставку (как правило, в виде почтового кода), страну назначения.
Если письмо адресуется организации, то сначала указывается ее название, затем почтовый адрес, например:
American National Social Institute 15 Noth 32nd Street NEW YORK, N.Y. 12148 USA |
Если письмо адресуется должностному лицу организации, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, наименование должности, наименование организации, затем почтовый адрес, например:
Mr. A.Widmar Chairman D.Coke and Son Ltd LONDON SWK 48C ENGLAND |
Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются его имя (инициал имени), фамилия, затем почтовый адрес, например:
z.H. Herr Alexander Niedens Forsterbahnried 8a 78247 Hilzingen/Twiefeld DEUTSCHLAND |