2.5.1. Создание проектов документов ОИВ осуществляется с использованием СЭД.
В случае когда документ готовится во исполнение другого документа, содержит ссылку на регистрационный номер и дату другого документа (во изменение, для отмены, ответа и т.д.), разрабатывается в соответствии с актами органов государственной власти, направляется в порядке, установленном действующим законодательством, в органы государственной власти в целях осуществления ими возложенных на них полномочий, в обязательном порядке в ЭРК устанавливается связь таких документов с подготавливаемым проектом, при этом выбранный тип связи должен соответствовать фактическому соотношению связываемых документов.
В случае если вышеуказанные документы в СЭД отсутствуют, их сканированные копии присоединяются к ЭРК.
2.5.2. Проекты документов, подготовленные ОИВ, подлежат согласованию. Состав должностных лиц, согласующих проекты отдельных видов документов, определяется Инструкцией. Согласование проектов документов может проводиться как на бумажном носителе, так и в электронном виде в СЭД. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования в порядке, определенном пунктом 17 приложения 4 к Инструкции.
В случае если ОИВ является разработчиком проекта документа, требующего правовой оценки, такой проект подлежит правовой экспертизе, которая проводится юридической службой ОИВ или лицом, исполняющим функции юридической службы ОИВ, до согласования проекта руководителем ОИВ (лицом, исполняющим его обязанности).
2.5.3. По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования должен содержать указание даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
2.5.4. Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) уполномоченным должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью. ЭД подписываются электронной подписью в соответствии с законодательством Российской Федерации.
2.5.5. На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения в соответствии с пунктом 13 приложения 4 к Инструкции.
Документы утверждаются правовым актом или руководителем ОИВ либо иным уполномоченным должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Примерный перечень утверждаемых документов приведен в приложении 5 к Инструкции.
2.5.6. В необходимых случаях собственноручная подпись руководителя ОИВ или иного уполномоченного им лица заверяется печатью ОИВ с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или герба субъекта Российской Федерации. Примерный перечень документов, заверяемых печатью, приведен в приложении 6 к Инструкции.