4.5.1. Докладная, служебная записка (далее - служебная записка) оформляется в случае ведения внутренней переписки между подразделениями ОИВ или должностными лицами, не находящимися в прямом подчинении, по вопросам, входящим в их компетенцию. Служебную записку подписывает руководитель структурного подразделения ОИВ или соответствующее должностное лицо.
Служебная записка информирует о необходимости решения оперативных вопросов, при этом в служебную записку не включаются вопросы, которые можно решить устно и которые не требуют документального оформления. Информация, содержащаяся в служебной записке, используется внутри ОИВ.
4.5.2. Взаимодействие структурных подразделений ОИВ посредством служебных записок осуществляется по поручению руководителя ОИВ или его заместителей, а также по собственной инициативе должностного лица.
4.5.3. Служебная записка оформляется в соответствии с правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, и общими требованиями к оформлению документов, установленными подразделом 2.1 Инструкции, с использованием электронных шаблонов в СЭД.
В служебных записках текст излагается от первого лица единственного числа ("прошу...", "считаю необходимым..." и т.д.).
4.5.4. Состав реквизитов, используемых, как правило, при оформлении служебной записки:
наименование структурного подразделения - автора документа;
наименование вида документа;
дата;
регистрационный номер;
заголовок к тексту (при необходимости);
адресат (должностное лицо (должностные лица) ОИВ);
подпись;
отметка об электронной подписи в случае подготовки и отправки служебной записки в форме электронного документа;