ПОРЯДОК СОСТАВЛЕНИЯ ОПИСЕЙ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО, ВРЕМЕННЫХ (СВЫШЕ 10 ЛЕТ) СРОКОВ ХРАНЕНИЯ, ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ, ЭЛЕКТРОННЫХ ДЕЛ
В государственном органе, органе исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ) в каждом структурном подразделении ежегодно составляются описи на дела постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, по личному составу, электронных дел. Описи дел составляются под методическим руководством архива органа исполнительной власти. По этим описям документы сдаются в архив органа исполнительной власти.
Опись дел структурного подразделения представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) нумерацией дел. Основой составления описей дел является номенклатура дел.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводных описей дел ОИВ, которые готовит архив ОИВ и по которым он сдает дела на постоянное хранение в государственный архив.
Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме <126> в двух экземплярах и представляются в архив ОИВ не позднее чем через один год после завершения дел в делопроизводстве.
________________
<126> Рекомендуемый образец приведен в приложении 7 к Правилам.
В описях дел указывается полное (без сокращений) наименование структурного подразделения, в котором дела были сформированы и закончены делопроизводством.
Описательная статья описи дел структурного подразделения содержит следующие элементы:
порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
крайние даты дела (тома);
количество листов в деле (томе) или объем в Мб в описи электронных дел, документов;
срок хранения дела (тома).