ПОРЯДОК ЗАПОЛНЕНИЯ ГРАФ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ
Номенклатура дел органа исполнительной власти (далее - ОИВ) составляется по установленной форме <121>.
________________
<121> Рекомендуемые образцы приведены в приложениях 1 и 2 к Правилам.
В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие деятельность структурных подразделений ОИВ, постоянно и временно действующих совещательных и координационных органов (коллегий, советов, комиссий и др.), в том числе документы, содержащие сведения ограниченного доступа (ограниченного распространения), регистрационные и учетные журналы, картотеки, базы данных, в необходимых случаях - копии документов.
Заголовки электронных дел включаются в номенклатуру дел по тем же правилам, что и заголовки дел на бумажном носителе.
Не включаются в номенклатуру дел периодические издания, книги, брошюры.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы (делопроизводственные индексы) каждого дела, включенного в номенклатуру дел. Индекс дела состоит из установленного в ОИВ цифрового (буквенно-цифрового) обозначения, например: "12-05", где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела в разделе номенклатуры дел.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов).
Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок дела должен отражать признаки, по которым оно сформировано.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
название ОИВ, структурного подразделения или должностного лица (автор документа);
название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);
краткое содержание документов дела;