7.1. Доступ к работе в СЭД должны иметь только зарегистрированные пользователи.
Предоставление доступа к СЭД, а также права, обязанности и ответственность пользователей при работе в СЭД регламентируются правовым актом департамента управления делами.
7.2. Включение документов в СЭД осуществляется посредством заполнения полей ЭРК, создания ЭКД (сканирования), если документ был создан на бумажном носителе, присоединения ЭКД к ЭРК.
7.3. В процессе жизненного цикла документа (создание проекта документа, включение созданного или полученного документа в СЭД, рассмотрение документа и вынесение резолюций (поручений) по документу, согласование проекта документа и др.) формируются сведения о документе, включаемые в СЭД посредством заполнения полей ЭРК.
7.4. При включении в СЭД входящих документов, их регистрации, рассмотрении и исполнении в ЭРК вносятся следующие сведения о документе:
1) наименование ОИВ, организации (корреспондента);
2) наименование вида документа <66>;
3) дата документа;
4) регистрационный номер документа;
5) фамилия и инициалы лица, подписавшего документ;
6) дата поступления документа;
7) входящий регистрационный номер;
8) способ доставки документа;
9) заголовок к тексту (краткое содержание документа);