Проект служебного письма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр - подлинник письма, оформленный на бланке установленной формы, второй экземпляр - копия письма с визами.
Проекты служебных писем оформляются с использованием электронных шаблонов при подготовке писем в системе электронного документооборота или на бланках установленной формы в соответствии с Правилами оформления реквизитов документов, установленными приложением 4 к Инструкции, общими требованиями к оформлению документов, установленными разделом 2.1 Инструкции. Текст служебных писем печатается с использованием шрифта Times New Roman или его отечественных метрических аналогов размером N 14.
Документы, изготовленные на бланках формата бумаги A4 с угловым расположением реквизитов, имеют поля: левое - 30 мм, правое - 10 мм, нижнее - 20 мм, верхнее - 20 мм.
В случае исполнения обязанностей временно отсутствующего руководителя иным должностным лицом деловые (служебные) письма изготавливаются на бланках временно отсутствующих должностных лиц, в реквизите "Подпись" в этом случае указывается статус должностного лица, подписывающего документ, в соответствии с приказом об исполнении обязанностей, например: "И.о. министра" или "Исполняющий обязанности министра".
Обязательный состав реквизитов служебного письма приведен в подразделе 4.3.1 Инструкции.
В служебных письмах объемом свыше 4 - 5 строк используется реквизит "Заголовок к тексту", отвечающий на вопрос "О чем?" и формулирующий в краткой форме тему письма.
В деловых (служебных) письмах используются:
вступительное обращение, которое отделяется от текста письма двумя межстрочными интервалами:
Уважаемый господин Председатель!
Уважаемый господин Министр!
Уважаемая госпожа Петрова!
Уважаемая Анна Николаевна!
Уважаемые господа!
Наименование должности во вступительном обращении пишется с прописной буквы, в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.