1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - Инструкция) разработана на единой методической основе ведения делопроизводства и учитывает положения основных законодательных и иных правовых актов в сфере информации, делопроизводства и архивного дела, национальных стандартов по управлению документами.
Инструкция разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения его эффективности, устанавливает единые требования к документированию управленческой деятельности, подготовке, обработке, хранению и использованию документов и организации работы с документами при ведении делопроизводства в Администрации Губернатора Самарской области и органах исполнительной власти Самарской области (далее - ОИВ).
1.2. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами на бумажном носителе и электронными документами, включая подготовку, обработку, хранение и использование документов, осуществляемые с применением информационных технологий.
Для автоматизации делопроизводства посредством применения информационно-телекоммуникационных технологий в ОИВ используется система электронного документооборота (далее - СЭД).
Применяемая СЭД должна обеспечивать выполнение требований Инструкции.
1.3. Техническое сопровождение СЭД и развитие ее программно-аппаратного комплекса осуществляется департаментом управления делами Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области (далее - департамент управления делами).
Нормативно-методическое сопровождение СЭД осуществляется управлением делопроизводства секретариата Губернатора Самарской области и Правительства Самарской области Администрации Губернатора Самарской области (далее соответственно - управление делопроизводства секретариата, секретариат Губернатора области, Администрация Губернатора области).
Методические рекомендации и предписания департамента управления делами и управления делопроизводства секретариата по вопросам делопроизводства и электронного документооборота обязательны для исполнения.
1.4. При ведении делопроизводства, документировании управленческой деятельности сотрудники ОИВ руководствуются настоящей Инструкцией и приложениями 1 - 45 к ней.
1.5. Проекты документов, подготовленные ОИВ, подлежат согласованию должностными лицами, которым они направлены, в рамках своих полномочий. Согласование проекта документа оформляется визой должностного лица или визой лица, исполняющего его обязанности на основании соответствующего распорядительного акта. Лица, визирующие проекты документов, определены Инструкцией.
Согласование проекта документа, созданного в ОИВ совместно с другими ОИВ, организациями, оформляется грифом либо листом согласования, протоколом, письмом о согласовании, а также в установленных законодательством Российской Федерации случаях в форме заключений, отзывов, поправок <1>.
________________
Согласование проекта документа на бумажном носителе равнозначно его согласованию в СЭД. Лица, несогласные с предложением, изложенным в документе, не имеют права отказываться от визирования.