3.1. Расходование средств на представительские расходы производится в соответствии с Нормами расходования средств на представительские расходы администрации города Южно-Сахалинска", установленными приложением N 2 к настоящему Порядку (далее - приложение N 2 к настоящему Порядку).
3.2. Размер представительских расходов на проведение мероприятий, указанных в подпункте 1.2.1 настоящего Порядка, определяется в соответствии со сметой представительских расходов (далее - смета расходов) на каждое конкретное мероприятие (приложение N 1 к Порядку). В смету расходов должны быть включены все затраты, необходимые на проведение данного мероприятия, в том числе на приобретение (изготовление) сувенирной продукции, памятных подарков, кондитерских изделий, полиграфической продукции и т.д., а также в смету расходов включается приобретенная (изготовленная) ранее продукция с указанием данного факта в примечании к смете расходов. К смете расходов прилагаются программа проведения мероприятия, списки приглашенных лиц и участников мероприятия.
Смета расходов подписывается директором и главным бухгалтером МКУ "Управление делами администрации города Южно-Сахалинска".
Расчеты по приобретению материальных ценностей при реализации положений настоящего Порядка осуществляются как в безналичном порядке, так и наличными деньгами. Выдача наличных денег в под отчет на цели, указанные в подпункте 1.2.1 настоящего Порядка, осуществляется в порядке, установленном в указании Центрального Банка Российской Федерации от 11.03.2014 N 3210-У "О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства".
После проведения мероприятия составляется отчет. Неотъемлемой частью отчета являются акты на списание материальных ценностей, составленные в произвольной форме и подписанные членами постоянной комиссии по поступлению и выбытию активов.
Отчеты по проведенным мероприятиям и акты на списание материальных ценностей подлежат утверждению вице - мэром города Южно-Сахалинска по функционалу в соответствии с распоряжением администрации города Южно-Сахалинска "О распределении обязанностей между мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города Южно-Сахалинска". В отчет включаются обязательные сведения: наименование мероприятия, основание для его проведения (дата и номер распорядительного документа), количество участников, сумма фактически израсходованных денежных средств с расшифровкой по статьям расходов.
При списании сувениров, памятных подарков, кондитерских изделий на праздничные, юбилейные и другие знаменательные даты к акту прилагается: ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, а в случае, если стоимость сувениров, памятных подарков или кондитерских изделий, врученных физическому лицу, свыше 4,0 тыс. руб., - данные паспорта. При списании книг, альбомов, буклетов и другой аналогичной полиграфической и печатной продукции о Сахалинской области, городском округе "Город Южно-Сахалинск" в качестве подарков, а также цветов к акту прилагаются ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения и список на вручение.