4.1. Представительские расходы, связанные с организацией и обслуживанием официальных делегаций, осуществляются по отдельной смете, составляемой на проведение каждого мероприятия.
Смета представительских расходов составляется одновременно с утверждением программы мероприятия, даты, времени и места проведения мероприятия, а также состава участников встречи.
Основанием для расходования средств на проведение мероприятия является распоряжение вице - мэра города Южно-Сахалинска по функционалу в соответствии с распоряжением администрации города Южно-Сахалинска "О распределении обязанностей между мэром города, первым вице-мэром, вице-мэрами города Южно-Сахалинска", которым назначается ответственное за проведение мероприятий должностное лицо, утверждается план мероприятия, определяются сроки проведения мероприятия, список участников мероприятия по приему и обслуживанию официальных делегаций, официально представляющих интересы принимающей стороны, и участников мероприятия, официально представляющих интересы принимающей стороны, а также утверждается смета представительских расходов;
4.2. Представительские расходы, связанные с организацией и проведением официальных приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первого вице-мэра и вице-мэров города Южно-Сахалинска (в том числе расходы по обслуживанию приемных) и иными мероприятиями, в том числе связанные с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических) от имени органа местного самоуправления, осуществляются в следующем порядке:
Смета на представительские расходы, связанные с организацией и проведением официальных приемов, переговоров с участием мэра города Южно-Сахалинска, первого вице-мэра и вице-мэров города Южно-Сахалинска (в том числе расходы по обслуживанию приемных), ежемесячно составляется ответственным лицом, уполномоченным, соответственно, распоряжением вице-мэра города Южно-Сахалинска, исходя из нормативов расходов, установленных в пункте 13 приложения N 2 к настоящему Порядку.
Основанием для проведения соответствующих расходов является распоряжение вице-мэра города Южно-Сахалинска, которые регламентируют расходование средств на текущий финансовый год в пределах нормативов расходов, установленных в пункте 13 приложения N 2 к настоящему Порядку по фактическим ежемесячным расходам. Списание соответствующих расходов производится на основании акта на списание материальных ценностей, составленного в произвольной форме.
Смета на представительские расходы по организации иных мероприятий, связанных с чествованием юридических и иных лиц (в т.ч. физических), составляется по нормативам расходов, установленным в пунктах 10, 11, 12 приложения N 2 к настоящему Порядку, по мере возникшей необходимости на основании, соответственно, постановления администрации города Южно-Сахалинска, в котором указывается обоснование предстоящих расходов. Перечень праздничных, юбилейных и иных знаменательных дат утверждается, соответственно, постановлением администрации города Южно-Сахалинска.
Основанием для проведения данных расходов является, соответственно, постановление администрации города Южно-Сахалинска.
4.3. Представительские расходы, связанные с организацией и проведением переговоров, круглых столов, симпозиумов, совещаний и конференций (итоговых, юбилейных), осуществляются на основании распоряжения вице-мэра города Южно-Сахалинска, в которых указывается обоснование предстоящих расходов (далее - распоряжение).
К распоряжению прилагается смета представительских расходов по организации и проведению переговоров, круглых столов, симпозиумов, совещаний и конференций (итоговых, юбилейных), составленная по нормативам расходов, установленным в пунктах 3, 5, 6, 9 - 12 приложения N 2 к настоящему Порядку.
4.4. В случае проведения администрацией города Южно-Сахалинска, Городской Думой города Южно-Сахалинска или Контрольно-счетной палатой города Южно-Сахалинска совместных мероприятий представительские расходы осуществляются в соответствии с соглашениями (договоренностями) о размерах расходов (доли).