7.5.1. Дела передаются в архив органа исполнительной власти по описям, составленным в структурных подразделениях. Передача дел осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем органа исполнительной власти.
В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив органа исполнительной власти службой делопроизводства проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел органа исполнительной власти. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
Прием-передача дел в архив органа исполнительной власти производится службой делопроизводства органа исполнительной власти в присутствии сотрудника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела.
7.5.2. Документы по личному составу хранятся в структурных подразделениях органа исполнительной власти либо передаются в архив органа исполнительной власти.
7.5.3. Документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения передаче на архивное хранение не подлежат и по истечении установленных сроков хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном подразделом 7.4 Инструкции.
7.5.4. В случае ликвидации структурного подразделения органа исполнительной власти лицо, ответственное за ведение делопроизводства в подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в дела, за исключением неисполненных документов, оформляет дела и передает их в службу делопроизводства соответствующего органа исполнительной власти; документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения формируются в дела и передаются в архив соответствующего органа исполнительной власти.
7.5.5. При реорганизации органа исполнительной власти (его структурного подразделения) документы в упорядоченном состоянии передаются его правопреемнику.