Приложение 15
к Инструкции
по делопроизводству в органах
исполнительной государственной
власти специальной компетенции
Орловской области
ПОРЯДОК ФОРМИРОВАНИЯ, УЧЕТА И ХРАНЕНИЯ ДЕЛ
1. При формировании дел в органах исполнительной власти необходимо соблюдать следующие правила:
1) помещать в дело исполненные документы, соответствующие по своему содержанию заголовку дела по номенклатуре;
2) помещать вместе все документы, относящиеся к одному вопросу;
3) помещать приложения вместе с основными документами;
4) группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
5) раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения;
6) включать в дело по одному экземпляру каждого документа;
7) помещать в дела телеграммы, телефонограммы на общих основаниях;
8) помещать в дело документ, правильно и полностью оформленный (документ должен иметь дату, подпись и др. реквизиты);
9) не помещать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры и черновики (за исключением особо ценных);
10) по объему дело не должно превышать 250 листов, при толщине не более 4 см (толщина дел со сроками хранения до 10 лет не должна превышать 10 см). При превышении данного объема заводится второй том. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением отметок: "Т. 1", "Т. 2" и т.д.
2. Документы внутри дела располагаются сверху вниз в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.