7.2.1. Формирование и хранение дел до передачи их в архив органа исполнительной власти осуществляется службой делопроизводства, электронных дел - в СЭД.
Документы (дела) становятся архивными с 1 января года, следующего за годом, в котором они были закончены делопроизводством.
По окончании делопроизводственного года составляется итоговая запись номенклатуры дел о количестве заведенных дел (томов дел) постоянного и временного сроков хранения.
В пределах архивного фонда единицы хранения систематизируются по структурному, хронологическому, функциональному, отраслевому, тематическому, предметно-вопросному, номинальному, авторскому, корреспондентскому, географическому признакам или их сочетанию.
Проект документа, имеющего длительный срок хранения, подлежащего подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, в случае его согласования в СЭД, помещается на хранение в дело вместе с листом согласования, составляющим его неотъемлемую часть. Лист согласования, распечатанный из СЭД, должен содержать сведения о дате его формирования и наименовании системы, в которой проводилось электронное согласование.
Документы Губернатора Орловской области и его заместителей формируются в дела в Администрации Губернатора и Правительства Орловской области, документы органов исполнительной власти и их структурных подразделений - в службах делопроизводства соответствующих органов исполнительной власти и их структурных подразделениях.
7.2.2. Документы систематизируются и группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел в зависимости от сроков их хранения: постоянного, временных (свыше 10 лет, в том числе по личному составу: созданные до 2003 года - 75 лет, с 2003 года - 50 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Методическое содействие структурным подразделениям при формировании дел оказывает служба делопроизводства органа исполнительной власти. Контроль за правильным формированием дел, наличием и состоянием дел осуществляет экспертная комиссия органа исполнительной власти.
Законченные делопроизводством документы, а также сведения о документах, не подлежащих исполнению (направленных для ознакомления, использования в работе), передаются в службу делопроизводства для помещения в дела не позднее установленного срока их исполнения. Формирование дел, определение мест их хранения (индекс дела, в которое в соответствии с номенклатурой дел должен быть помещен исполненный документ) осуществляют сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства. Порядок формирования, учета и хранения дел приведен в приложении 15.