7.4.1. Результаты отбора документов к уничтожению, сроки хранения которых истекли, за соответствующий период времени оформляются актом о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (приложение 25).
Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, составляется службой делопроизводства органа исполнительной власти на основе предложений структурных подразделений по форме, установленной Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов).
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2018 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2022 года).
7.4.2. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа исполнительной власти (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении документов к уничтожению производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период (описи и акты рассматриваются на заседании ЦЭК одновременно).
Согласованные ЦЭК акты утверждаются руководителем органа исполнительной власти, а затем направляются на рассмотрение и утверждение ЭПК.
7.4.3. Уничтожение документов в порядке, установленном Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов, до проведения экспертизы ценности и утверждения руководителем органа исполнительной власти или уполномоченным им лицом описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу, запрещается.
Документы, содержащие персональные данные, имеющие пометку "Для служебного пользования", а также содержащие информацию ограниченного доступа, должны уничтожаться в органе исполнительной власти путем механического измельчения (шредирования) или иным способом, исключающим возможность восстановить содержание документов.