85. Основные процессы подготовки и прохождения исходящих документов:
подготовка проектов документов;
согласование проектов документов;
подписание (утверждение);
регистрация;
оформление конвертов и отправка документов;
контроль исполнения рассылки (по списку);
помещение оставшегося экземпляра документа в дело.
До передачи подготовленного документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления и приложений к документу. Наличие необходимых виз до передачи документа на подпись проверяют соответственно управление контроля и протокола Губернатора области и помощники (советники) первого заместителя Губернатора области, заместителей Губернатора области. Документ представляется на подпись вместе с документами, на основании которых он готовился.
86. Документ для отправки должен поступать в отдел делопроизводства и документационного обеспечения управления делами Правительства области полностью оформленным и иметь отметку о виде почтового отправления. Неправильно оформленный документ возвращается.
Обработка исходящей корреспонденции в отделе делопроизводства и документационного обеспечения управления делами Правительства области включает ее сортировку, адресование, вложение в конверты, составление реестра и сдачу в отделение связи.
В рамках системы "Дело" на все исходящие документы обязательно заводятся регистрационные карточки.
87. К внутренним документам относятся документы, отражающие деятельность Правительства области (указы, постановления, распоряжения, протоколы, инструкции, планы, справки, докладные записки, доклады, списки и т.д.).
Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих, а на этапе исполнения - входящих документов.