1. Основанием для расходования средств на представительские расходы является распоряжение председателя Городской Думы на официальные мероприятия, которым утверждается смета представительских расходов с указанием статей расходов (далее - смета расходов), указанных в части 3 статьи 1 настоящего Порядка, на каждое официальное мероприятие.
2. Закупка материальных ценностей на представительские расходы, указанные в пунктах 5, 6, 10, 12 части 3 статьи 1 настоящего Порядка (далее - материальные ценности), с целью своевременного проведения официальных мероприятий может осуществляться заблаговременно на основании бюджетной сметы Городской Думы на очередной финансовый год и плановый период, утверждаемой председателем Городской Думы, в размерах, не превышающих нормы, установленные в приложении 2 к настоящему решению.
3. В распоряжении председателя Городской Думы на мероприятие, связанное с приемом и обслуживанием делегаций, также указывается ответственное за проведение данного мероприятия должностное лицо.
4. Основанием для подготовки распоряжения председателя Городской Думы на организацию и проведение заседания Городской Думы, заседаний постоянных комитетов Городской Думы является представление, подготовленное организационным отделом Управления организационного обеспечения, в котором содержатся сведения о дате проведения заседания и количестве участников. Изданное председателем Городской Думы распоряжение является основанием для получения уполномоченным материально ответственным лицом подотчетных сумм.
5. В смету расходов должны быть включены все затраты, необходимые на проведение официального мероприятия, а также в смету расходов включаются приобретенные ранее материальные ценности с указанием данного факта в примечании к смете расходов. К смете расходов, за исключением сметы расходов на обслуживание приемной, прилагаются программа проведения официального мероприятия с указанием сроков его проведения, списки участников официального мероприятия.
Смета расходов подписывается председателем Городской Думы и главным бухгалтером.
6. Перечень праздничных, юбилейных, памятных и иных знаменательных дат для чествования юридических и физических лиц, мероприятий, связанных с деятельностью Городской Думы, утверждается распоряжением председателя Городской Думы.
Конкретный размер представительских расходов на приобретение материальных ценностей на мероприятия, указанные в абзаце первом настоящей части, утверждается распоряжением председателя Городской Думы в пределах норм представительских расходов, установленных в приложении 2 к настоящему решению.
(часть 6 в ред. Решения Городской Думы города Южно-Сахалинска от 01.03.2024 N 1316/69-24-6)
7. После проведения мероприятия составляется отчет. Неотъемлемой частью отчета являются акты на списание материальных ценностей, составленные в произвольной форме и подписанные членами постоянной комиссии по приему, передаче и списанию материальных ценностей на представительские расходы, состав которой утверждается распоряжением председателя Городской Думы.
Отчеты по проведенным мероприятиям и акты на списание материальных ценностей подлежат утверждению председателем Городской Думы. В отчет включаются обязательные сведения: наименование мероприятия, основание для его проведения (дата и номер распоряжения председателя Городской Думы), количество участников (за исключением расходов по обслуживанию приемной), сумма фактически израсходованных денежных средств с указанием статей расходов.
8. При списании памятных подарков на официальные мероприятия к акту на списание материальных ценностей прилагаются: ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения, список на вручение, а в случае, если стоимость памятного подарка, врученного физическому лицу, свыше 4000 (четырех тысяч) рублей, - данные паспорта физического лица.