142. В архив Министерства передаются дела с исполненными документами постоянного, временного хранения и по личному составу. Их передача производится только по утвержденным описям дел структурного подразделения Министерства.
143. Передача дел структурными подразделениями Министерства в архив Министерства осуществляется по графику, составленному лицом, ответственным за ведение архива Министерства, и согласованному с руководителями структурных подразделений Министерства.
144. Прием дел производится лицом, ответственным за ведение архива Министерства, в присутствии работника структурного подразделения Министерства, с проставлением в двух экземплярах описи дел структурного подразделения отметок о наличии каждого дела (в конце каждого экземпляра описи указывается количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также ставятся подписи работника, ответственного за ведение архива Министерства, и лица, передавшего дела).
145. Дела и описи дел доставляются в архив Министерства сотрудниками структурных подразделений Министерства с сопроводительным письмом, в котором указывается количество дел и описей, передаваемых в архив Министерства (ответственность за сохранность документов при транспортировке и сдачу их в архив Министерства несет структурное подразделение Министерства, передающее документы).
146. Работником, ответственным за ведение архива Министерства, предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Министерства. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел подлежат устранению работниками структурного подразделения Министерства, передающего документы.
147. Вместе с делами в архив Министерства передаются регистрационные картотеки на документы и (или) программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
148. В случае изменения структуры или реорганизации структурного подразделения Министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения соответствующих мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив Министерства, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел Министерства.
149. Информация социально-правового характера по запросам граждан выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки (далее - справки). Справки подписываются и заверяются печатью управления документооборота. Справки направляются заявителям по почте с сопроводительным письмом либо выдаются под расписку на руки заявителям при предъявлении паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, их родственникам или доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в соответствии с законодательством.