Архивный фонд Удмуртской Республики является неотъемлемой частью историко-культурного наследия, информационного и интеллектуального достояния народов Удмуртской Республики. В государственных и муниципальных архивах Удмуртской Республики в 13200 архивных фондах сосредоточено более 5,73 миллиона единиц хранения за период с 1709 года по 2022 год, в том числе 2,9 миллиона дел по личному составу. Документы на бумажном носителе составляют 98,5% от общего объема. Среди комплекса документов выделяются 47,3 тысячи особо ценных документов и 27 уникальных документов, включенных в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Удмуртской Республики. Метрическая запись о рождении композитора П.И. Чайковского включена в Государственный реестр уникальных документов Архивного фонда Российской Федерации.
Источниками комплектования государственных и муниципальных архивов являются более 1500 организаций, в которых на временном хранении до передачи на постоянное хранение в архивы после истечения установленных Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (далее - Федеральный закон N 125-ФЗ) сроков находится более 331,7 тысячи единиц хранения документов Архивного фонда Удмуртской Республики, а также хранятся свыше 2,43 миллиона дел по личному составу. Ежегодно на хранение в архивы в среднем поступает до 50 тысяч дел постоянного хранения от организаций - источников комплектования архивов и 20 - 30 тысяч дел по личному составу от ликвидированных организаций. За период 2019 - 2022 годов в состав Архивного фонда Удмуртской Республики включено 197 тысяч управленческих дел организаций и согласованы описи дел по личному составу в объеме 203 тысяч дел.
Нормативно урегулирована и осуществляется Комитетом по делам архивов при Правительстве Удмуртской Республики (далее - Комитет) в установленном порядке контрольная деятельность за соблюдением архивного законодательства на территории Удмуртской Республики, проведены мероприятия, нацеленные на цифровизацию исполнения этой функции. Особое внимание уделяется развитию системы и реализации комплекса профилактических мероприятий в сфере контроля Комитета. С 2013 года идет рост создания, обращения электронных документов и применение электронного документооборота в исполнительных органах, органах местного самоуправления и в государственных, муниципальных организациях Удмуртской Республики. На этой программной основе идет создание и тестирование специальных модулей, которые должны обеспечить временное и постоянное хранение архивных электронных документов в организациях и в государственных, муниципальных архивах в Удмуртской Республике.
Работу по комплектованию, обеспечению сохранности, учету и использованию документов Архивного фонда Удмуртской Республики осуществляют Комитет, государственное казенное учреждение "Центральный государственный архив Удмуртской Республики" (далее - ГКУ "ЦГА УР") и его филиалы: Государственный архив общественно-политической истории, Государственный архив социально-правовых документов, а также 30 муниципальных архивов, находящихся в статусе структурных подразделений администраций городских и муниципальных округов в Удмуртской Республике. В государственных архивах хранится 68% единиц хранения, в муниципальных архивах - 32%.
Развитие архивного дела на территории Удмуртской Республики регулируется Федеральным законом N 125-ФЗ, Законом Удмуртской Республики от 30 июня 2005 года N 36-РЗ "Об архивном деле в Удмуртской Республике". Законом Удмуртской Республики от 29 декабря 2005 года N 82-РЗ "О наделении органов местного самоуправления отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики в области архивного дела" органы местного самоуправления городских и муниципальных округов в Удмуртской Республике наделены отдельными государственными полномочиями Удмуртской Республики по хранению, комплектованию, осуществлению экспертизы ценности, созданию справочно-поисковых средств, государственному учету и использованию архивных документов, относящихся к собственности Удмуртской Республики и временно хранящихся в муниципальных архивах, оказанию методической помощи исполнительным органам, иным государственным органам и государственным организациям Удмуртской Республики, расположенным на территории соответствующих муниципальных образований, в организации работы по обеспечению сохранности, упорядочению, комплектованию, учету и использованию архивных документов. Из общего объема архивных документов, находящихся в муниципальных архивах, 43% составляют документы, отнесенные к собственности Удмуртской Республики.
Из трех государственных архивов только один - Государственный архив общественно-политической истории - размещается в специально построенном и оборудованном здании; два других размещаются в реконструированных (приспособленных) помещениях, при этом реконструкция здания не завершена. Все муниципальные архивы находятся в приспособленных помещениях. Доля архивных документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах в нормативных условиях, составляет 96,9%. Загруженность архивохранилищ достигла 84%. Страховые копии изготовлены на 74,6% особо ценных и уникальных дел Архивного фонда Удмуртской Республики.
Государственные и муниципальные архивы оснащены различным по качеству и производительности оборудованием для проведения оцифровки архивных документов в целях создания полнотекстовых электронных версий документов (копий фонда пользования). В результате проведения работ по оцифровке доля архивных документов, включая фонды аудио- и видеоархивов, переведенных в электронную форму, в общем объеме документов государственных и муниципальных архивов составляет 9%. Оцифрованными документами формируется ведомственная информационная система "Электронный архив", выполняющая функции межархивного систематического каталога. В целях реализации поручений Президента Российской Федерации создается открытая база данных - сайт "Удмуртия для Победы. Электронный архив", наполняемая документами периода Великой Отечественной войны 1941 - 1945 годов, а также электронная "Книга памяти Удмуртии" о вернувшихся участниках войны. На платной основе функционирует электронный ресурс "Доступная генеалогия", содержащий документы генеалогического характера. Для ускорения поиска информации также ведутся 18 автоматизированных баз данных архивных документов, в которые ежегодно вносится от 70 до 90 тысяч записей. В автоматизированную систему государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации включено 100% фондов и 99,7% дел, хранящихся в государственных и муниципальных архивах.
Документы Архивного фонда Удмуртской Республики и другие архивные документы широко используются в социальных и научно-просветительских целях. За период 2019 - 2022 годов организовано более 6400 документальных выставок, научно-практических конференций, публикаций, школьных уроков и других информационных мероприятий, направленных на популяризацию архивных документов, исполнено 271,1 тысячи запросов от граждан и организаций. В государственных и муниципальных архивах организован в автоматизированной регистрационно-справочной системе прием запросов граждан в режиме "одного окна", с ней взаимосвязана пополняемая онлайн-база данных "Местонахождение документов по личному составу".
Оказание государственной услуги по предоставлению гражданам и организациям архивной информации осуществляется в электронном виде через федеральную государственную информационную систему "Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций)". Кроме того, в рамках электронного взаимодействия по телекоммуникационным каналам связи осуществляется обмен электронными документами между:
государственными, муниципальными архивами и территориальными подразделениями Отделения Фонда пенсионного и социального страхования Российской Федерации по Удмуртской Республике (далее - Социальный фонд России), многофункциональными центрами предоставления услуг в части получения архивных справок, архивных выписок и архивных копий о стаже и заработной плате застрахованных лиц и иных юридически значимых документов в целях пенсионного обеспечения граждан;
ГКУ "ЦГА УР" и Комитетом по делам записи актов гражданского состояния при Правительстве Удмуртской Республики при предоставлении последним государственных услуг по государственной регистрации актов гражданского состояния (рождение, заключение брака и др.).
В читальных залах архивов работало более 5200 исследователей (свыше 18 тысяч посещений). Всего к архивной информации, помимо поступивших запросов и непосредственной работы в читальных залах, обратилось 416,8 тысячи человек. Всего в пользовательское обращение поступило более 1,4 миллиона дел. В интересах информирования граждан и организаций о деятельности Комитета, государственных и муниципальных архивов функционирует официальный сайт "Архивная служба Удмуртии" и ведутся специальные аккаунты архивов и Комитета в социальной сети "ВКонтакте", в системе "Телеграм". За 2019 - 2022 годы только сайт посетило 380 тысяч пользователей, просмотревших более 1,7 миллиона страниц.
За период 2019 - 2022 годов в целях расширения доступа пользователей к закрытым документам рассекречено 3,7 тысячи дел. В этот период выпущен тираж мультимедийного издания "Оружейник мира", посвященного 100-летию со дня рождения конструктора стрелкового оружия М.Т. Калашникова; издан сборник документов, посвященный 100-летию государственности Удмуртии "На началах самоопределения..."; одобрены к изданию рукописи сборника документов "Удмуртия в годы Гражданской войны 1918 - 1919 гг. Документы и материалы" и Путеводителя по фондам личного происхождения государственных и муниципальных архивов Удмуртской Республики.
Основные проблемы обусловлены в большей степени недостаточным бюджетным финансированием и кадровым ресурсом.