3.1. Каждое обращение, поступившее в Администрацию города Ростова-на-Дону, подлежит обязательной регистрации в секторе обращений.
3.2. Учет, систематизация и анализ обращений граждан осуществляется с использованием системы "Дело".
3.3. Прием письменных обращений непосредственно от граждан осуществляется работниками сектора обращений.
По просьбе гражданина специалистом или старшим инспектором сектора обращений на копии или втором экземпляре принятого обращения проставляется штамп о принятии с датой поступления обращения.
Примерная форма обращения утверждена согласно приложению N 3 к настоящему постановлению.
3.4. Корреспонденция, которая не относится к обращениям граждан и не подлежит рассмотрению в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ, поступившая в сектор обращений в письменной форме, в форме электронного документа, передается в день поступления в канцелярию Администрации города Ростова-на-Дону.
3.5. Письменные обращения, поступившие в канцелярию Администрации города до 13:00, после первичной обработки передаются в сектор обращений в тот же день до 15 часов, поступившие после 13:00, передаются до 17:30 - под роспись в специальном журнале.
3.6. Электронные обращения, поступающие на официальный электронный адрес Администрации города Ростова-на-Дону: rostov@donland.ru, специалистами канцелярии в 13:00 и в 17:30 (в пятницу - в 16:00) загружаются в сетевую папку сектора обращений (ОГ) для последующей регистрации в системе "Дело".
3.7. Обращения, направляемые на рассмотрение в соответствии с компетенцией в органы власти и организации, не являющиеся участниками системы "Дело" или МЭДО, на бумажном носителе, а также уведомления и ответы гражданам, подлежащие направлению на почтовый адрес, передаются для отправки работником сектора обращений в канцелярию не позднее следующего дня после дня регистрации документа в системе "Дело".
3.8. Срок регистрации обращения - в течение трех дней с даты поступления в Администрацию города Ростова-на-Дону.
Обращения и запросы депутатов всех уровней регистрируются в день поступления.
В случае поступления обращений в день, предшествующий праздничным или выходным дням, их регистрация производится в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
Если окончание срока рассмотрения обращения приходится на выходной или нерабочий праздничный день, то днем окончания срока рассмотрения обращения считается ближайший, следующий за ним, рабочий день.
3.9. Работники сектора обращений обязаны сверить указанные в письме и на конверте фамилию, имя, отчество, адрес автора, прочитать обращение, определить его тематику и выявить поставленные заявителем вопросы и зарегистрировать в регистрационной карточке системы "Дело".