2.5.1. Непосредственные исполнители по рассмотрению обращений определяются руководителем департамента (в его отсутствие - заместителем руководителя департамента, исполняющим обязанности руководителя департамента в соответствии с распределением обязанностей и должностным регламентом). Поручение руководителя (заместителя руководителя) должно содержать фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, ясно сформулированный текст, предписывающий действия, направленные на объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, порядок и срок исполнения, подпись руководителя (заместителя руководителя).
Если поручение дано одновременно нескольким исполнителям, то работу по рассмотрению обращения координирует лицо, фамилия которого отмечена в поручении пометкой "свод" (далее - ответственный исполнитель). Соисполнители не позднее 7 дней до истечения срока рассмотрения обращения обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа. Ответственным исполнителем обобщаются материалы, готовится и направляется ответ заявителю, а при необходимости - и информация о результатах рассмотрения обращения Губернатору Краснодарского края или его заместителям, давшим поручение по рассмотрению обращения (при этом ответственность за рассмотрение обращения несут все исполнители). При отсутствии пометки "свод" ответственным исполнителем является лицо, фамилия которого указана в поручении первой.
Юридическая служба департамента при указании в резолюции руководителя департамента в качестве соисполнителя участвует в согласовании проектов ответов на обращения, заявления, жалобы граждан (далее - обращение), поступивших в департамент.
2.5.2. Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения:
несет персональную ответственность за его сохранность;
обеспечивает всестороннее, объективное и своевременное рассмотрение обращений;
в случае необходимости в установленном законодательством порядке запрашивает дополнительные материалы, необходимые для рассмотрения обращений; организует встречи с заявителем(-ями); организует создание комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях (с выездом на место и участием заявителей);
принимает меры по восстановлению или защите нарушенных прав, свобод и законных интересов граждан. При наличии сведений о подтверждении фактов нарушения прав, свобод и законных интересов заявителей, изложенных в обращении, указывает, какие меры приняты к лицам, допустившим такие нарушения;
уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу, в компетенцию которых входит разрешение вопросов, содержащихся в обращении.
2.5.3. В случае если к тексту письменного обращения заявителем приложены документы и материалы, не относящиеся к подтверждению доводов, изложенных в обращении, то рассмотрению подлежат только вопросы, содержащиеся в самом тексте письменного обращения.
2.5.4. При рассмотрении повторных обращений анализируется имеющаяся по поднимаемым в них вопросам переписка.
Письменные обращения одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, считаются первичными. Не являются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам, а также многократные обращения по одному и тому же вопросу, по которому заявителю давались исчерпывающие ответы.
2.5.5. Обращение с просьбой о личном приеме руководителем департамента или заместителями руководителя департамента рассматривается по существу поднимаемых автором проблем. Если в обращении не указана проблема, то заявитель информируется о порядке организации личного приема граждан руководителем департамента или заместителями руководителя департамента, а обращение оформляется "в дело" как исполненное.
2.5.6. Письменные обращения, содержащие в адресной части обращений пометку "лично", рассматриваются в соответствии с настоящей Инструкцией.