Документы Правительства Ростовской области являются его собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", после 10 лет ведомственного хранения, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Ростовской области как государственная часть архивного фонда Российской Федерации.
12.1. Экспертиза ценности документов.
В ходе экспертизы проводится отбор документов для хранения и уничтожения.
12.1.1. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел для передачи в архив Правительства Ростовской области.
12.1.2. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора их на государственное хранение в Правительстве Ростовской области создается экспертная комиссия.
Экспертная комиссия создается из числа наиболее квалифицированных работников в количестве не менее пяти человек.
Председателя комиссии назначает первый заместитель руководителя аппарата Правительства Ростовской области - управляющий делами.
12.1.3. Задачи, функции и права экспертной комиссии Правительства Ростовской области определяются положением об экспертной комиссии, которое разрабатывается на основании примерного положения, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией комитета по управлению архивным делом Ростовской области. Положение об экспертной комиссии и ее состав утверждаются распоряжением Правительства Ростовской области (по аппарату).
Экспертная комиссия рассматривает: сводную номенклатуру дел Правительства Ростовской области; описи дел постоянного хранения, подлежащие передаче в Государственный архив Ростовской области; описи дел по личному составу; акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, в том числе представленные структурными подразделениями Правительства Ростовской области (приложение N 39).
12.1.4. Экспертиза ценности документов должна осуществляться по завершении делопроизводственного года.
12.1.5. При проведении экспертизы ценности документов осуществляются отбор документов постоянного хранения и по личному составу, выделение к уничтожению архивных документов и дел, сроки хранения которых истекли, при этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
12.1.6. Отбор документов проводится на основании перечня документов с указанием сроков хранения и номенклатуры дел. Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению только на основании заголовков дел.
При полистном просмотре дел постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и документы временного срока хранения. Дела с пометкой "ЭПК" (экспертно-проверочная комиссия) подвергаются также полистному просмотру с целью определения исторической ценности и выделения их из состава документов, подлежащих постоянному сроку хранению.
12.1.7. Описи дел составляются в структурных подразделениях Правительства Ростовской области (приложение N 40).