Контроль хода исполнения документов и поручений в Правительстве Ростовской области включает 3 этапа:
подготовка проектов поручений (резолюций), протоколов (перечней) поручений, требований к их оформлению, утверждение и передача на исполнение;
организация исполнения, контроль хода исполнения и информирование Губернатора Ростовской области;
снятие с контроля.
1. Подготовка проектов поручений (резолюций), протоколов (перечней) поручений, требований к их оформлению, утверждение и передача на исполнение.
1.1. По результатам отдельных мероприятий с участием Губернатора Ростовской области готовятся проекты протоколов (перечней) поручений для утверждения Губернатором Ростовской области.
Проекты протоколов (перечней) поручений должны иметь краткие и ясные формулировки, исключающие возможность двоякого толкования, с четко обозначенными результатами.
В проекте протокола (перечня) поручений в обязательном порядке указывается для каждого поручения ответственный исполнитель, срок исполнения.
При отсутствии конкретных указаний Губернатора Ростовской области по сроку исполнения поручений сроки их исполнения предлагаются на утверждение Губернатору Ростовской области первыми заместителями Губернатора Ростовской области, заместителями Губернатора Ростовской области, а также руководителями исполнительных органов Ростовской области, обозначенными в качестве ответственных исполнителей поручений.
Срок исполнения устанавливается с учетом выполнения всех необходимых действий по исполнению поручения, в том числе при необходимости согласования проекта доклада соисполнителями, проверки исполнения поручения представителем соответствующего исполнительного органа Ростовской области и информирования Губернатора Ростовской области о результатах исполнения.
1.2. Проекты протоколов (перечней) поручений Губернатора Ростовской области по оперативным (планерным) совещаниям Губернатора Ростовской области готовятся и передаются на утверждение контрольным управлением не позднее следующего рабочего дня после еженедельного планерного совещания Губернатора Ростовской области.
Проекты протоколов (перечней) поручений по результатам заседаний и совещаний под председательством Губернатора Ростовской области подготавливаются до проведения мероприятия и визируются курирующим заместителем Губернатора Ростовской области (в том числе первым), а также руководителями исполнительных органов Ростовской области, указанными в проекте в качестве исполнителей поручений по вопросам, входящим в их компетенцию. Ответственными за подготовку проектов протоколов (перечней) поручений являются руководители структурных подразделений Правительства Ростовской области и (или) руководители исполнительных органов Ростовской области, ответственные за подготовку и проведение мероприятия.
По итогам проведения заседаний и совещаний под председательством Губернатора Ростовской области проекты протоколов (перечней) поручений дополняются и корректируются с учетом указаний Губернатора Ростовской области. Полнота вносимых изменений и дополнений, а также их соответствие указаниям Губернатора Ростовской области проверяются контрольным управлением. Ответственными за подготовку проектов протоколов (перечней) поручений структурными подразделениями Правительства Ростовской области или исполнительными органами Ростовской области в обязательном порядке обеспечивается приглашение на заседание, совещание представителя контрольного управления либо в контрольное управление представляется аудиозапись или видеозапись мероприятия.
В случае возникновения разногласий при согласовании проекта у ответственных за его подготовку и должностных лиц, указанных в качестве исполнителей поручений, дополнения и коррективы вносятся контрольным управлением с учетом указаний Губернатора Ростовской области и передаются на утверждение без согласования указанными должностными лицами.