1. Документы, создаваемые для доклада Губернатору Ростовской области, печатаются с использованием шрифта размером N 16, объем информации должен быть изложен на одной странице (в исключительных случаях - на двух).
Для выделения части текста документа, наименования, примечания могут использоваться шрифты других типов и размеров, прописные буквы, полужирное начертание, курсив, подчеркивание и так далее.
2. Содержание документа должно быть предельно ясным и иметь краткую исчерпывающую информацию по существу вопроса.
При оформлении документа в тексте необходимо указывать реквизиты поручения текущего и, при необходимости уточнения, первоначального (номер, дата), применять полужирное начертание для формулировки поручения Губернатора Ростовской области, ключевых и важных сведений, а также выводов (сути, предложений).
3. На вопросы, поставленные в поручениях Губернатора Ростовской области, должны быть даны исчерпывающие ответы, с конкретными предложениями.
4. К документу о выполнении поручения Губернатора Ростовской области в обязательном порядке прилагаются:
первичный документ (в случае необходимости - переписка);
резолюция Губернатора Ростовской области;
ответ заявителю (в случае необходимости).
Других документов в подборке быть не должно.
Документ, подготовленный в электронном виде, должен быть оформлен одним файлом, содержать "связку" с первичным документом (либо перечнем поручений) и всеми направленными ранее в адрес Губернатора Ростовской области письмами по его исполнению. Документ должен быть согласован (завизирован) со всеми должностными лицами, определенными поручением (резолюцией) Губернатора Ростовской области, курирующими соответствующее направление, а также контрольным управлением.
5. В случае утери документа с резолюцией Губернатора Ростовской области ответственность несет исполнитель согласно должностному регламенту.
6. Письма на имя Губернатора Ростовской области, затрагивающие отраслевые вопросы, подписываются только руководителем соответствующего исполнительного органа Ростовской области, визируются первым заместителем Губернатора Ростовской области, заместителем Губернатора Ростовской области, курирующим вопрос, а также заместителем Губернатора Ростовской области - министром финансов, в случае, если решение вопроса требует финансового обеспечения.
7. Письма, подписанные главой администрации городского округа или муниципального района, визируются или оформляются особым мнением соответствующим отраслевым министром и куратором исполнительного органа Ростовской области (первый заместитель Губернатора Ростовской области, заместитель Губернатора Ростовской области), затем докладываются Губернатору Ростовской области.