2.2.1. Письменные обращения граждан регистрируются в единой межведомственной системе электронного документооборота исполнительных органов государственной власти Краснодарского края (далее - ЕМСЭД).
2.2.2. Учреждения, которые не регистрируют обращения в ЕМСЭД, ведут журнал регистрации письменных обращений граждан (приложение 4).
2.2.3. Все поступающие письменные обращения граждан регистрируются в течение 3 дней со дня их поступления.
2.2.4. На первой странице обращения (а не на сопроводительных документах к нему) на свободном от текста месте наносятся соответствующие реквизиты документа (дата и номер регистрации, наименование органа, зарегистрировавшего обращение).
2.2.5. При регистрации коллективных обращений (обращение, подписанное двумя или более лицами) в ЕМСЭД вносится первая разборчиво указанная фамилия с припиской "и другие".
В ЕМСЭД ставится отметка "коллективное".
В случае отсутствия адреса гражданина, указанного первым, указывается фамилия и адрес гражданина, обозначенные на конверте.
Коллективные обращения без указания фамилии регистрируются по названию организации, предприятия, коллектива, из которых они поступили.
2.2.6. Если автор письма обращается в интересах другого лица (других лиц), то в регистрационной карточке указывается фамилия и инициалы автора обращения, после чего в скобках прописывается фамилия и инициалы лиц, в интересах которых обратился автор.
2.2.7. Если гражданин пересылает обращение через другое лицо, указывая его адрес и не указывая свой, то в графе "Ф.И.О." указываются две фамилии.
2.2.8. Если гражданин не указал свою фамилию, то в ЕМСЭД вносится запись "без фамилии" в графе "Ф.И.О.".
2.2.9. Не подлежат повторной регистрации обращения, являющиеся копией предыдущего обращения (подлинному документу и копии присваивается один регистрационный номер), поступившие:
по электронной почте в один и тот же день;
из одного и того же органа различными способами с тем же сопроводительным письмом (сначала для оперативного рассмотрения обращения по факсимильной связи, а впоследствии подлинник по почтовой связи из этого же органа).