2.6.1. Текст ответа на письменное обращение должен излагаться ясно и понятно, последовательно, кратко, со ссылками на соответствующие нормативные правовые акты, давать исчерпывающие разъяснения на все поставленные в обращении вопросы. При наличии сведений о подтверждении фактов нарушений прав и законных интересов граждан, изложенных в обращении, в ответе необходимо указать, какие меры приняты к лицам, допустившим такие нарушения.
2.6.2. Запрещается направлять гражданам ответы на обращения с исправлениями и ошибками (в том числе в реквизитах).
2.6.3. Ответы на обращения гражданам подписываются:
в министерстве - министром, первым заместителем министра, заместителями министра, начальниками управлений, начальниками отделов, либо лицами, исполняющими их обязанности;
в учреждении - руководителем, либо лицами, исполняющими его обязанности.
2.6.4. В преамбуле ответа указывается, откуда (каким способом) поступило обращение, либо, что ответ дается на обращение, поступившее из соответствующего органа, организации (указать название), либо, что обращение рассмотрено по поручению вышестоящего органа (указать название), кроме обращений граждан, поступивших от них по почте, называется основной вопрос обращения и сообщается, каким органом рассмотрено обращение, а также регистрационный номер и дата регистрации обращения.
2.6.5. Если министерство является ответственным исполнителем при своде материалов по обращению, содержащему вопросы (часть вопросов), не относящиеся (не относящихся) к компетенции министерства, то в начале ответа как заявителю, так и контролирующему органу перечисляются все органы, совместно с которыми рассмотрено обращение, а к материалам рассмотрения обращения приобщаются письменные справки каждого компетентного органа - соисполнителя сводного ответа.
2.6.6. В случае, если ответ дается на несколько обращений одного и того же автора, то в нем перечисляются все адресаты, перенаправившие обращение, с указанием его регистрационного номера и даты регистрации, а также регистрационный номер и дату регистрации обращений в органе, рассматривающем указанное обращение. Например, "Ваши письменные обращения (вх. N... от...) по такому-то вопросу, поступившие из администрации Краснодарского края (исх. N... от...), Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации (исх. N... от...), по их поручениям рассмотрены".
2.6.7. При ответе на коллективное письменное обращение, подписанное несколькими заявителями с указанием адреса каждого из них и просьбой направить ответ каждому из подписавшихся, ответ дается каждому гражданину на указанный им в обращении адрес. В остальных случаях ответ дается на адрес заявителя, указанного в регистрации первым с пометкой "для информирования заинтересованных лиц".
2.6.8. Если в письменном обращении не указаны фамилия гражданина, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
2.6.9. Если при рассмотрении обращения несколькими структурными подразделениями министерства или учреждения, отдельные соисполнители не предоставляют ответственному исполнителю служебные записки по существу обращения, то второй экземпляр сводного ответа визируется не только ответственным исполнителем, но и всеми соисполнителями, не предоставившими служебные записки.
2.6.10. На втором экземпляре (копии) ответа рядом со своей подписью исполнитель указывает результат рассмотрения обращения: "меры приняты", "поддержано", "разъяснено" или "не поддержано", делает отметку "с выездом" в случае рассмотрения обращения комиссионно с выездом к гражданину.
2.6.11. Оригиналы документов возвращаются автору обращения исполнителем путем личного вручения или способом, обеспечивающим их сохранность.
2.6.12. Ответ на обращение регистрируется исполнителем и передается в отдел по работе с обращениями граждан министерства вместе с реестром не позднее одного рабочего дня до окончания срока рассмотрения, указанного в проекте поручения.