6.4.1. Исходящие документы, отправляемые электронно (посредством РСЭД, МЭДО, электронной почты), создаются, согласовываются и подписываются в РСЭД.
6.4.2. Исходящие документы на бумажных носителях направляются для подписания (визирования) с подлинниками входящих и внутренних документов, на основании которых они подготовлены (далее - документы-основания). При этом к исходящему документу в хронологической последовательности прикладываются входящий документ-основание с указаниями по исполнению документа, докладные записки о переносе сроков исполнения поручения, служебные записки, представляющие собой переписку между структурными подразделениями-соисполнителями в процессе подготовки документа, и другие документы, связанные с его подготовкой.
6.4.3. Ответственность за правильность и полноту выполнения указаний по исполнению документа, за качество подготовленных проектов исходящих документов за подписью Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области возлагается на руководителей исполнительных органов Тамбовской власти, структурных подразделений Правительства Тамбовской области, помощников (советников) управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, управления по обеспечению деятельности заместителей Главы Тамбовской области секретариата Правительства Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.
6.4.4. Неправильно или не полностью оформленные и (или) содержащие грамматические ошибки документы (как в электронном, так и в бумажном виде) возвращаются исполнителю для доработки и визирования у соисполнителей и повторного представления на подпись Главе Тамбовской области, заместителям Главы Тамбовской области, руководителю аппарата Правительства Тамбовской области, заместителю руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.
6.4.5. Все исходящие документы Правительства Тамбовской области подлежат обязательной регистрации в соответствии с настоящей Инструкцией. Не прошедший регистрацию документ на отправку не принимается.
6.4.6. Исходящие документы, подписанные Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, регистрируются Департаментом в РСЭД путем проставления даты и присвоения регистрационного номера документу.
6.4.7. Электронные документы, создаваемые в РСЭД, выводятся при необходимости на бумажный носитель средствами РСЭД, в том числе с отметкой об электронной подписи. Исходящие документы печатаются в количестве, необходимом для направления адресатам.
При подготовке исходящего документа на бумажном носителе, требующего собственноручной подписи Главы Тамбовской области, заместителя Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, также оформляется второй экземпляр, который является визовым, и в процессе согласования текста документа визируется исполнителем, начальником отдела, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области, исполнительного органа Тамбовской области, соисполнителями, заместителями Главы Тамбовской области. Визовый экземпляр хранится в Департаменте.
6.4.8. Отправка исходящей корреспонденции осуществляется Департаментом.
На отправку посредством системы МЭДО принимаются документы, имеющие дату текущего дня.
Документы, отправляемые иным способом (не по системе МЭДО), с датой давности два и более дня к отправке не принимаются.
6.4.9. Автор документа, направляемого посредством РСЭД, МЭДО, самостоятельно осуществляет контроль за получением документа адресатом.
6.4.10. Отправка исходящей документации структурных подразделений Правительства Тамбовской области за подписью их руководителей осуществляется ответственными за делопроизводство после ее регистрации.
6.4.11. Документы, направляемые по списку рассылки, принимаются только при наличии оформленного (подписанного руководителем) списка рассылки.