6.3.1. Прием, обработка, регистрация и распределение документов, поступающих в Правительство Тамбовской области, производятся в централизованном порядке Департаментом.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей) с пометкой "Вручить лично", вскрываются. Конверт с пометкой "Вручить лично" вскрывается самим адресатом или уполномоченным им лицом. Конверты, адресованные Главе Тамбовской области с пометкой "Вручить лично", передаются заместителю руководителя секретариата Правительства Тамбовской области - начальнику управления по обеспечению деятельности Главы Тамбовской области.
Гражданскими служащими, работниками Департамента проверяются правильность доставки, целостность упаковки.
При повреждении конверта, при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в двух экземплярах: один экземпляр остается в Департаменте, а другой - направляется отправителю документа.
Поступившие документы распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемая корреспонденция, адресованная структурным подразделениям Правительства Тамбовской области, передается представителям этих подразделений Департаментом (информация, протокол).
На входящих документах проставляется регистрационный штамп в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа (при отсутствии свободного места - на свободном месте правого поля), содержащий наименование организации (Правительство Тамбовской области) с указанием даты поступления и регистрационного номера.
Регистрация поступивших документов производится в Департаменте с вводом информации о них в РСЭД.
Все поступающие в Правительство Тамбовской области документы на бумажных носителях сканируются Департаментом для использования в РСЭД.
Не подлежат сканированию следующие документы:
содержащие информацию ограниченного доступа, в том числе с пометками "Для служебного пользования" и "Конфиденциально";
содержащие кадровую информацию и персональные данные, в том числе о государственных гражданских служащих Правительства Тамбовской области;
прилагаемые к письмам нотариально заверенные, а также сшитые документы, заверенные подписью должностного лица и печатью организации;
объемные приложения к документам (брошюры, книги и т.д.);