5.2.1. В форме служебных писем Правительства Тамбовской области, структурных подразделений Правительства Тамбовской области готовятся:
информация (ответы) по исполнению поручений Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Тамбовской области;
сопроводительные письма к проектам законодательных актов Тамбовской области, другим документам;
ответы на запросы организаций и граждан;
инициативные письма.
Обязательные реквизиты служебных писем: адресат; дата документа; регистрационный номер документа; ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; заголовок к тексту; текст документа; отметка о наличии приложений; виза; подпись; отметка об электронной подписи (в случае подготовки и отправки делового (служебного) письма в форме электронного документа); отметка об исполнителе.
5.2.2. Тексты служебных писем должны точно соответствовать поручениям, зафиксированным в резолюции Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителей структурных подразделений Правительства Тамбовской области.
5.2.3. Служебные письма печатаются на стандартных листах бумаги формата А4. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.2.4. Текст служебного письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем, предлагаем) или от третьего лица единственного числа ("Правительство Тамбовской области считает...", "Министерство экономической и инвестиционной политики Тамбовской области рассмотрело").
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
5.2.5. Текст служебного письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
5.2.6. Право подписи служебных писем устанавливается в положениях о структурных подразделениях Правительства Тамбовской области и должностных регламентах гражданских служащих.
5.2.7. Инициалы имени, отчества, фамилия исполнителя и номер телефона печатаются на лицевой стороне последнего листа письма в нижнем углу от края левого поля листа.
5.2.8. Если письмо подготовлено на бумажном носителе, виза проставляется на последнем листе второго экземпляра письма на нижнем поле. Виза включает наименование должности лица, визирующего документ, собственноручную подпись с расшифровкой и дату. Письма, подготовленные руководителями структурных подразделений Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области для подписания Главой Тамбовской области, визируются исполнителем и курирующим заместителем Главы Тамбовской области.