6.1.1. Движение документов в Правительстве Тамбовской области с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело или отправки образует документооборот, который осуществляется посредством РСЭД.
6.1.2. Цель организации документооборота - обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота - организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота - обеспечить доступ к документам пользователям РСЭД в соответствии с предоставленными им правами.
6.1.3. В условиях применения РСЭД в Правительстве Тамбовской области используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно), могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.
6.1.4. Организация документооборота основывается на принципах:
централизации операций по приему и отправке документов;
распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);
организации предварительного рассмотрения входящих документов;
исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;
однократности регистрации документов;
устранения необоснованных согласований проектов документов;
временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.
6.1.5. Все документы в Правительстве Тамбовской области делятся на документопотоки:
поступающая документация (входящая);
отправляемая документация (исходящая);