5.4.1. Телефонограмма служит для передачи официальных сообщений, передаваемых по каналам телефонной связи. Телефонограммы используются для оперативной передачи сообщений служебного характера (извещений, приглашений, экстренных сообщений и др).
Датой телефонограммы является дата ее передачи.
5.4.2. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается Главой Тамбовской области, заместителями Главы Тамбовской области, руководителем аппарата Правительства Тамбовской области, заместителем руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, руководителем структурного подразделения Правительства Тамбовской области. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагаются список организаций, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она передается.
Подписанные телефонограммы регистрируются. После передачи на них проставляются дата и время передачи, фамилии и номера телефонов передавшего и принявшего.
5.4.3. Принимаемые телефонограммы записываются на стандартных листах бумаги формата А4 или в журнал.
При передаче следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным чтением.
Входящая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и исходящая, за исключением подписи, которая на входящей телефонограмме отсутствует.