1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче для хранения в департамент государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства Тамбовской области (далее - Департамент) и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Правительстве Тамбовской области.
1.2. Для работы с электронными документами (их создания, изменения, хранения и маршрутизации) в Правительстве Тамбовской области используется региональная система электронного документооборота Тамбовской области (далее - РСЭД).
Обмен служебной корреспонденцией между должностными лицами Правительства Тамбовской области и участниками РСЭД, ее обработка осуществляются в электронном виде посредством РСЭД.
1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, в том числе в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.
1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области (далее - гражданские служащие), работников Правительства Тамбовской области, работников исполнительных органов Тамбовской области, занимающих должности служащих, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Тамбовской области (далее - работники), при подготовке проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области и иных документов, подписание которых осуществляется должностными лицами Правительства Тамбовской области. Указанные лица ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, за исключением общедоступной информации о деятельности Правительства Тамбовской области, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Подготовка проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области осуществляется исключительно гражданскими служащими в соответствии с должностными обязанностями, закрепленными в должностных регламентах.
1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с обращениями граждан и организаций, с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.
Делопроизводство по обращениям граждан и организаций, секретное делопроизводство ведется отдельно от других видов делопроизводства.
1.6. Понятия и термины, приведенные в настоящей Инструкции, используются в значениях, определяемых в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий в Правительстве Тамбовской области осуществляется департаментом цифрового развития, информационных технологий и связи Правительства Тамбовской области.
1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области.
Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Правительства Тамбовской области возлагается на гражданских служащих, работников, права, обязанности и ответственность которых определяются их должностными регламентами, должностными инструкциями (далее - ответственный за делопроизводство).
1.9. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих, работников подразделения с правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.
1.10. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие, работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему, работнику.