ПРАВИТЕЛЬСТВО ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

РАСПОРЯЖЕНИЕ

от 14 июля 2023 года N 542-р


Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области согласно приложению.

2. Руководителям исполнительных органов Тамбовской области привести правовые акты, регламентирующие делопроизводство в исполнительном органе Тамбовской области, в соответствие с настоящим распоряжением.

3. Опубликовать настоящее распоряжение на сайте сетевого издания "Тамбовская жизнь" (www.tamlife.ru).

Глава Тамбовской области
М.Егоров

Приложение
Утверждена
распоряжением
Правительства Тамбовской области
от 14.07.2023 N 542-р

ИНСТРУКЦИЯ ПО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВУ В ПРАВИТЕЛЬСТВЕ ТАМБОВСКОЙ ОБЛАСТИ

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Правительстве Тамбовской области (далее - Инструкция) разработана в целях совершенствования делопроизводства и повышения эффективности работы с документами путем регламентации на единой правовой основе правил подготовки документов, технологий работы с ними, организации их текущего хранения и подготовки к передаче для хранения в департамент государственных, муниципальных услуг и документооборота аппарата Правительства Тамбовской области (далее - Департамент) и устанавливает единую систему документирования и организации работы с документами в Правительстве Тамбовской области.

1.2. Для работы с электронными документами (их создания, изменения, хранения и маршрутизации) в Правительстве Тамбовской области используется региональная система электронного документооборота Тамбовской области (далее - РСЭД).

Обмен служебной корреспонденцией между должностными лицами Правительства Тамбовской области и участниками РСЭД, ее обработка осуществляются в электронном виде посредством РСЭД.

1.3. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законодательными актами Российской Федерации, в том числе в сфере информации, документации, архивного дела, национальными стандартами в сфере управления документами.

1.4. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных гражданских служащих Правительства Тамбовской области, исполнительных органов Тамбовской области (далее - гражданские служащие), работников Правительства Тамбовской области, работников исполнительных органов Тамбовской области, занимающих должности служащих, не отнесенные к должностям государственной гражданской службы Тамбовской области (далее - работники), при подготовке проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области и иных документов, подписание которых осуществляется должностными лицами Правительства Тамбовской области. Указанные лица ответственны за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации, за исключением общедоступной информации о деятельности Правительства Тамбовской области, предоставляемой неограниченному кругу лиц в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Подготовка проектов правовых актов Главы Тамбовской области, Правительства Тамбовской области осуществляется исключительно гражданскими служащими в соответствии с должностными обязанностями, закрепленными в должностных регламентах.

1.5. Положения настоящей Инструкции не распространяются на порядок работы с обращениями граждан и организаций, с секретными документами и другими документами ограниченного доступа.

Делопроизводство по обращениям граждан и организаций, секретное делопроизводство ведется отдельно от других видов делопроизводства.

1.6. Понятия и термины, приведенные в настоящей Инструкции, используются в значениях, определяемых в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

1.7. Внедрение и сопровождение информационных технологий в Правительстве Тамбовской области осуществляется департаментом цифрового развития, информационных технологий и связи Правительства Тамбовской области.

1.8. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в структурных подразделениях Правительства Тамбовской области, за соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами несут руководители структурных подразделений Правительства Тамбовской области.

Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении Правительства Тамбовской области возлагается на гражданских служащих, работников, права, обязанности и ответственность которых определяются их должностными регламентами, должностными инструкциями (далее - ответственный за делопроизводство).

1.9. Ответственный за делопроизводство обеспечивает его организацию и ведение в соответствии с настоящей Инструкцией и знакомит всех гражданских служащих, работников подразделения с правовыми актами и методическими документами по делопроизводству.

1.10. Перед уходом в отпуск, убытием в командировку, перемещением или увольнением гражданские служащие, работники обязаны передать все находящиеся у них на исполнении (контроле) документы и дела по указанию руководителя соответствующего структурного подразделения другому гражданскому служащему, работнику.

При смене ответственного за делопроизводство составляется акт приема-передачи документов и дел.

1.11. При утрате документов ответственный за делопроизводство информирует руководителя структурного подразделения и Департамент, после чего организуется розыск документов.

Если розыск документов не дает результата, составляется акт, в котором указываются данные утраченного документа, а также обстоятельства, при которых произошла утрата, после чего предпринимаются меры по замещению данного документа заверенной копией документа.

1.12. Переписка между структурными подразделениями Правительства Тамбовской области по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке, не допускается, за исключением случаев, определенных указаниями Главы Тамбовской области, заместителей Главы Тамбовской области, руководителя аппарата Правительства Тамбовской области, заместителя руководителя аппарата Правительства Тамбовской области.

1.13. Работать с документами на бумажных носителях вне служебных помещений запрещается. В случае перевода работников на дистанционную работу при наличии служебной необходимости допускается работа с документами на бумажных носителях вне служебных помещений, за исключением документов, содержащих информацию ограниченного доступа. Выдача и возврат документов на бумажных носителях осуществляются по решению руководителя соответствующего структурного подразделения Правительства Тамбовской области с занесением записи о выдаче (возврате) документов на бумажном носителе в журнал под роспись работника, переведенного на дистанционную работу. Ведение журнала, а также осуществление выдачи и приема документов осуществляет ответственный за делопроизводство в структурном подразделении Правительства Тамбовской области.

Информация, содержащаяся в документах и их проектах, может использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями должностных лиц, работающих или знакомящихся с этой информацией.

2. Документирование управленческой деятельности

2.1. При подготовке документов рекомендуется использовать форматы электронных документов: ODT - для подготовки электронных документов и PDF - для электронных образов документов и электронных презентаций, применять шрифт PT Astra Serif размером 14 пт (для оформления табличных материалов допускаются размеры шрифта 10 пт, 11 пт, 12 пт, 13 пт).

2.2. Состав реквизитов и порядок их расположения определены в стандарте ГОСТ Р 7.0.8-2013 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (приведены в приложении N 1 к настоящей Инструкции).

2.3. При оформлении документов устанавливаются следующие размеры полей: левое поле - не менее 30 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - не менее 20 мм.

2.4. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Абзацный отступ в тексте документа - 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

При оформлении текста документа на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются посередине верхнего поля страницы на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

2.5. Для создания документов в Правительстве Тамбовской области используются бланк конкретного вида документа (постановления, распоряжения, приказы и др.) и бланк письма, а именно:

бланк постановления Главы Тамбовской области (приложение N 2 к настоящей Инструкции);

бланк постановления Правительства Тамбовской области (приложение N 3 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Главы Тамбовской области (приложение N 4 к настоящей Инструкции);

бланк распоряжения Правительства Тамбовской области (приложение N 5 к настоящей Инструкции);

бланк приказа структурного подразделения Правительства Тамбовской области (приложение N 6 к настоящей Инструкции). Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений Правительства Тамбовской области не допускается;

бланк письма Главы Тамбовской области угловой (черно-белый, приложение N 7 к настоящей Инструкции);

бланк письма Главы Тамбовской области продольный (черно-белый, приложение N 8 к настоящей Инструкции);

бланк письма Главы Тамбовской области продольный (цветной);

бланк письма Правительства Тамбовской области (черно-белый, приложение N 9 к настоящей Инструкции);

бланк письма структурного подразделения Правительства Тамбовской области (приложение N 10 к настоящей Инструкции).

При переписке между структурными подразделениями Правительства Тамбовской области бланк структурного подразделения Правительства Тамбовской области не используется.

Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм).

Допускается использование цветных бланков писем Главы Тамбовской области, которые изготавливаются типографским способом с проставлением порядковых номеров и подлежат учету.

Бланки Правительства Тамбовской области размещаются на внутреннем информационном ресурсе Правительства Тамбовской области по адресу: intranet.tambov.gov.ru (далее - внутренний портал).

2.6. Требования к составлению и расположению отдельных реквизитов.

2.6.1. Реквизит герб Тамбовской области помещают на бланках документов в соответствии с Законом Тамбовской области от 27.03.2003 N 108-З "О гербе Тамбовской области".

Размещение герба Тамбовской области на бланках структурных подразделений Правительства Тамбовской области не допускается.