3.2.1. Прием, регистрация и рассмотрение заявления с официальным(ми) документом(ами).
Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления с официальным(ми) документом(ами) в соответствии с подразделом 2.6 раздела 2 настоящего Административного регламента в отдел архивной работы.
Заявление с официальным(ми) документом(ами) представляется в отдел архивной работы заявителем лично либо направляется почтовой связью или курьерской службой доставки.
Датой поступления заявления с официальным(ми) документом(ами) является дата его регистрации в отделе архивной работы в системе "Дело" и во ФГИС "ЕГР ЗАГС".
Ответственное лицо, при поступлении заявления с официальным(ми) документом(ами), устанавливает отсутствие оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, предусмотренных подразделом 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента.
В случае установления отсутствия оснований для отказа в приеме документов, предусмотренных подразделом 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента, ответственное лицо вносит во ФГИС "ЕГР ЗАГС" сведения в соответствии с представленным(и) официальным(и) документом(ами) и автоматически формирует заявление, либо при технических сбоях (не работоспособности) ФГИС "ЕГР ЗАГС" вносит в журнал запись о приеме заявления с официальным(и) документом(ами), с последующим внесением указанных сведений во ФГИС "ЕГР ЗАГС", после восстановления ее работоспособности.
В случае принятия решения об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, предусмотренными подразделом 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента, ответственное лицо в устной или письменной форме разъясняет заявителю основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги, в том числе разъясняет заявителю, как устранить обстоятельства, препятствующие предоставлению государственной услуги (если такие обстоятельства устранимы), а также информирует заявителя о порядке обжалования принятого решения об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги.
Ответственное лицо готовит проект письма об отказе в приеме документов, необходимых для предоставления государственной услуги. Подготовленный проект письма об отказе в приеме документов с приложением заявления с официальным(ми) документом(ами), представленными заявителем, ответственное лицо передает на подпись должностному лицу. Письмо об отказе в приеме документов, подписанное должностным лицом вручается (направляется) заявителю (лично, почтовой связью или курьерской службой доставки).
При получении заявления с копией(ями) официального(ых) документа(ов) в электронной форме в автоматическом режиме осуществляется форматно-логический контроль заявления, проверяется наличие оснований для отказа в приеме официального(ых) документа(ов), необходимых для предоставления государственной услуги, или в предоставлении государственной услуги, предусмотренных подразделом 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента, а также осуществляются следующие действия:
при наличии хотя бы одного из указанных оснований ответственное лицо отдела архивной работы в срок не более 2 рабочих дней подготавливает письмо о невозможности приема заявления с официальным(ми) документом(ами) от заявителя;
при отсутствии указанных оснований, заявителю сообщается присвоенный заявлению в электронной форме уникальный номер, по которому в соответствующем разделе Единого портала заявителю будет представлена информация о ходе выполнения указанного заявления.
Максимальный срок выполнения административной процедуры (действия) не должен превышать 1-го рабочего дня со дня регистрации заявления с официальным(ми) документом(ами).
Критерием принятия решения является поступление заявления с официальным(ми) документом(ами) в отдел архивной работы и их соответствие/несоответствие основаниям, указанным в подразделе 2.9 раздела 2 настоящего Административного регламента.
Результатом административной процедуры является передача письменного заявления с официальным(ми) документом(ами) ответственному лицу в целях рассмотрения предоставления государственной услуги либо письмо об отказе в приеме документов у заявителя.