3.1.1. В администрации города создаются документы на бумажном носителе, электронные документы (документы, созданные в цифровой форме и имеющие статус подлинника документа) и электронные копии документов, полученные в результате оцифровки (например, сканирования) документов на бумажном носителе.
В СЭД при визуализации электронных документов и их воспроизведении на бумажном носителе должны воспроизводиться реквизиты, обязательные для соответствующего вида документа.
При создании электронных документов, используются электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны (унифицированные формы) документов, в том числе, интерактивные, которые по составу реквизитов документов должны быть идентичны документам на бумажном носителе. Электронные шаблоны бланков и электронные шаблоны документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.
3.1.2. В администрации города, отраслевых, функциональных и территориальных органах подготавливаются и издаются следующие виды муниципальных правовых актов:
постановления и распоряжения главы муниципального образования город Краснодар;
постановления и распоряжения администрации города;
распоряжения и приказы руководителей территориальных органов администрации города;
приказы руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, являющихся юридическими лицами.
В качестве отдельных документов или как приложения к правовым актам принимаются правила, инструкции, положения, регламенты, протоколы, акты.
3.1.3. Основу документооборота составляет деловая переписка (письма, служебные записки и т.д.).
3.1.4. Каждый документ в администрации города оформляется в соответствии с настоящей Инструкцией и имеет определенный набор обязательных реквизитов, установленных подпунктом 3.4.2 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.
Документы, подготавливаемые в процессе осуществления деятельности администрации города, в том числе органов администрации города (кадровая, финансовая, бухгалтерская учетная и отчетная документация, документация по материально-техническому обеспечению, договорная документация и др.), должны соответствовать правилам, установленным настоящей Инструкцией, в части оформления реквизитов, обеспечивающих юридическую значимость документов: наименование автора документа (администрации города, органа администрации города), дата документа, гриф утверждения, подпись, гриф согласования документа, виза, печать, отметка о заверении копии документа, а также реквизита, наносимого на документ, содержащий информацию, доступ к которой ограничен, - гриф ограничения доступа к документу.
Особенности оформления документов, создаваемых в процессе осуществления деятельности администрации города, в том числе органов администрации города, отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами, если они не определены настоящей Инструкцией, могут устанавливаться отдельными муниципальными правовыми актами.