3.5.1. Проекты документов, подготовленные администрацией города, подлежат согласованию.
Состав должностных лиц, согласующих проект документа, определяется органом администрации города - исполнителем.
Согласование проекта документа в администрации города оформляется грифом согласования (при внешнем согласовании) или визой (при внутреннем согласовании).
Гриф согласования оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.25 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции, а виза - в соответствии с подпунктом 3.4.26 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.
Решение о согласовании проекта документа, созданного в администрации города, с государственными органами, органами местного самоуправления, организациями может быть оформлено письмом или отражено в протоколе заседания координационного или совещательного органа, в этом случае в грифе согласования указывается наименование государственного органа, органа местного самоуправления, координационного или совещательного органа, согласовавшего проект документа, дата и регистрационный (исходящий) номер письма или дата и номер протокола.
При наличии нескольких согласующих инстанций при внешнем и внутреннем согласовании отметки о согласовании (грифы согласования, визы) могут быть оформлены на листе согласования.
Согласование проектов документов может проводиться в электронном виде в СЭД (за исключением случаев предусмотренных настоящей Инструкцией). По завершении процедуры электронного согласования в случае, если документ имеет длительный срок хранения (свыше 10 лет) и подлежит подписанию (утверждению) и последующему хранению на бумажном носителе, лист согласования, распечатанный из СЭД, прилагается к документу и составляет его неотъемлемую часть. Лист согласования заверяется подписью составителя проекта, с указанием даты его формирования и наименования системы, в которой проводилось электронное согласование.
Подготовленные, окончательно оформленные и согласованные проекты документов подписываются (утверждаются) руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом. В установленных законодательством случаях подпись должностного лица на документе заверяется печатью.
Документы на бумажном носителе подписываются собственноручной подписью руководителя или иного уполномоченного должностного лица. Собственноручная подпись должностного лица на документе оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.27 настоящей Инструкции.
Электронные документы подписываются ЭП в соответствии с Федеральным законом от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
На документах, получающих юридическую силу в результате утверждения, оформляется гриф утверждения.
Утверждению подлежат муниципальные правовые акты (правила, положения, инструкции, регламенты и др.), а также документы длительного действия (планы, программы, отчеты о их выполнении и некоторые другие документы).
Документы утверждаются правовым актом (приказом, распоряжением, постановлением) или непосредственно руководителем или иным уполномоченным им должностным лицом посредством проставления собственноручной подписи в грифе утверждения.
Гриф утверждения оформляется в соответствии с подпунктом 3.4.21 подраздела III.IV раздела III настоящей Инструкции.