3.14.1. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, совещаниях или деловых мероприятиях.
3.14.2. Протокол составляется на основании фонограммы, рукописных записей, произведенных во время заседания, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений (постановлений).
Документы к обсуждению (справки, проекты решений и др.) представляются ответственными исполнителями, которым поручена их подготовка, не позднее чем за 10 дней до даты планового мероприятия.
Подготовка материалов и организация проведения мероприятия возлагается на орган администрации города, выступающий инициатором.
Подготовка текста протокола возлагается на секретаря коллегиального органа или секретаря совещания.
Срок подготовки протокола, как правило, не должен превышать трех - пяти дней. Конкретный срок подготовки протокола может определить руководитель органа администрации города, который вел совещание, или председатель постоянно действующего коллегиального органа. Срок оформления протокола также может быть установлен в положении о коллегиальном органе или регламенте его работы.
Протокол утверждается председательствующим. В протоколе отражаются мнения по рассматриваемым вопросам и принятые решения. За правильность записей в протоколе отвечают председательствующий и секретарь.
3.14.3. Протокол оформляется без бланка на стандартных листах бумаги, если иное не предусмотрено положением о коллегиальном органе, регламентом его работы.
Реквизитами протокола являются:
гриф утверждения;
отметка о конфиденциальности (при необходимости);
наименование коллегиального органа;
наименование вида документа;
дата документа;