4.6.1. Работа с отправляемыми (исходящими) документами организуется с использованием СЭД.
Ответственность за составление и оформление, согласование документа возлагается на ответственного исполнителя документа.
До представления документа на подпись руководителю работник, ответственный за организацию делопроизводства, проверяет правильность оформления, адресования, наличие необходимых виз, приложений, при необходимости - справок, пояснительных записок, заявки на рассылку, а также правильность оформления в СЭД РК проекта документа.
4.6.2. Отправляемые (исходящие) документы, завизированные всеми заинтересованными лицами и подписанные руководителем или иным уполномоченным им лицом, передаются на регистрацию.
Отправляемые (исходящие) документы, подписанные главой муниципального образования город Краснодар, регистрируются в секторе по работе с корреспонденцией.
Отправляемые (исходящие) документы, подписанные заместителями главы муниципального образования город Краснодар, регистрируются в приемных заместителей главы муниципального образования город Краснодар.
Документы руководителей органов администрации города регистрируются и отправляются работниками, ответственными за организацию делопроизводства в этих органах.
Экземпляр документа на бланке направляется адресату в день регистрации, экземпляр документа с визой исполнителя - помещается в соответствующее дело.
Документы постоянного срока хранения и приложения к ним вне зависимости от объема распечатываются и хранятся на бумажном носителе в соответствующем деле.
Передача внутренних документов осуществляется посредством СЭД в электронном виде.
Регистрация отправляемых (исходящих) документов осуществляется, как правило, в день подписания (утверждения). Если документы были подписаны в конце рабочего дня или в нерабочее время, то они регистрируются на следующий рабочий день.
4.6.3. Датой документа является дата подписания (утверждения) документа.
4.6.4. При регистрации отправляемого (исходящего) документа в СЭД в РК документа вносятся следующие сведения:
регистрационный номер документа (проставляется автоматически);