6.7.1. Документы, не подлежащие передаче в архивный отдел и с истекшими сроками хранения (в том числе электронные документы), сдаются на уничтожение по акту уничтожении документов (приложение N 37).
Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, составляется на дела всего архива органа администрации города на основании предложений структурных подразделений этих органов.
Дела включаются в акт, если установленный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составлен акт (например, законченные в 2017 году дела с 3-летним сроком хранения могут быть включены в акт, составленный не ранее 1 января 2021 года).
Дела с отметкой "ЭПК" подлежат полистному просмотру в целях выявления документов, подлежащих постоянному хранению; выявленные в таких делах документы постоянного срока хранения выделяются и присоединяются к однородным делам или формируются в самостоятельные дела.
Остальные документы с отметкой "ЭПК", прошедшие экспертизу ценности, включаются в акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, при этом отметка "ЭПК" в акте не указывается.
Акт о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, как правило, составляется на дела всего органа администрации города (при этом дела каждого структурного подразделения составляют самостоятельную группу заголовков, а заголовки однородных дел, отобранных к уничтожению, могут быть внесены в акт под общим заголовком с указанием количества дел, отнесенных к данной группе).
Отбор документов к уничтожению и составление акта о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за тот же период.
Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, рассматриваются на заседании ЭК одновременно с описями дел, документов постоянного хранения и по личному составу.
Согласованные ЭК администрации города, органа администрации города акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, утверждаются руководителем органа администрации города только после утверждения описей дел постоянного хранения и согласования описей дел по личному составу ЭПК при администрации Краснодарского края, после чего дела, выделенные по акту о выделении к уничтожению архивных документов, могут быть переданы на утилизацию.
Передача дел, выделенных к уничтожению, на утилизацию оформляется приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры (после уничтожения дел в номенклатуре дел органа администрации города проставляется отметка "Уничтожено. См. акт от ________ N ______" с указанием должности, фамилии, подписи лица, ответственного за передачу дел на уничтожение, и даты).
Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются программно-техническими средствами с соответствующей отметкой в акте о выделении к уничтожению электронных документов. Электронные документы считаются уничтоженными, если их нельзя восстановить средствами информационной системы на носителях информации и из резервных копий.
Акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, хранятся постоянно в деле фонда.