В целях реализации задач создания и ведения архива лицо, ответственное за архив:
1) организует прием документов постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, образовавшихся в процессе деятельности Министерства, в соответствии с утвержденным графиком;
2) ведет учет документов и фондов, находящихся на хранении в архиве;
3) представляет в БУ ИсА учетные сведения об объеме и составе хранящихся в архиве документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с порядком государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;
4) систематизирует и размещает документы, поступающие на хранение в архив, образовавшиеся в процессе деятельности Министерства;
5) осуществляет подготовку и представляет:
а) на рассмотрение и согласование экспертной комиссии Министерства описи дел постоянного хранения, временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
б) на утверждение экспертно-проверочной комиссии Министерства культуры Омской области в сфере архивного дела (далее - ЭПК Минкультуры) описи дел постоянного хранения;
в) на согласование ЭПК Минкультуры описи дел по личному составу;
г) на согласование ЭПК Минкультуры акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов;
д) на утверждение Министру описи дел постоянного хранения, описи временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе описи дел по личному составу, акты о выделении к уничтожению архивных документов, не подлежащих хранению, акты об утрате документов, акты о неисправимых повреждениях архивных документов, утвержденные (согласованные) ЭПК Минкультуры;
6) организует передачу документов Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в БУ ИсА;
7) организует и проводит экспертизу ценности документов временных (свыше 10 лет) сроков хранения, находящихся на хранении в архиве, в целях отбора документов для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации, а также выявления документов, не подлежащих дальнейшему хранению;
8) проводит мероприятия по обеспечению сохранности документов, находящихся на хранении в архиве;